Saat teknologi yang dipakai pada komputer digital sudah berganti secara dramatis sejak komputer pertama pada tahun 1940-an (lihat Sejarah perangkat keras menghitung untuk lebih banyak detail), komputer kebanyakan masih menggunakan arsitektur Von Neumann, yang diusulkan di awal 1940-an oleh John von Neumann.
Arsitektur Von Neumann menggambarkan komputer dengan empat bagian utama: Unit Aritmatika dan Logis (ALU), unit kontrol, memori, dan alat masukan dan hasil (secara kolektif dinamakan I/O). Bagian ini dihubungkan oleh berkas kawat, "bus"
Memori
modul memori RAM
Di sistem ini, memori adalah urutan byte yang dinomori (seperti "sel" atau "lubang burung dara"), masing-masing berisi sepotong kecil informasi. Informasi ini mungkin menjadi perintah untuk mengatakan pada komputer apa yang harus dilakukan. Sel mungkin berisi data yang diperlukan komputer untuk melakukan suatu perintah. Setiap slot mungkin berisi salah satu, dan apa yang sekarang menjadi data mungkin saja kemudian menjadi perintah.
Memori menyimpan berbagai bentuk informasi sebagai angka biner. Informasi yang belum berbentuk biner akan dipecahkan (encoded) dengan sejumlah instruksi yang mengubahnya menjadi sebuah angka atau urutan angka-angka. Sebagai contoh: Huruf F disimpan sebagai angka desimal 70 (atau angka biner ) menggunakan salah satu metode pemecahan. Instruksi yang lebih kompleks bisa digunakan untuk menyimpan gambar, suara, video, dan berbagai macam informasi. Informasi yang bisa disimpan dalam satu sell dinamakan sebuah byte.
Secara umum, memori bisa ditulis kembali lebih jutaan kali - memori dapat diumpamakan sebagai papan tulis dan kapur yang dapat ditulis dan dihapus kembali, daripada buku tulis dengan pena yang tidak dapat dihapus.
Ukuran masing-masing sel, dan jumlah sel, berubah secara hebat dari komputer ke komputer, dan teknologi dalam pembuatan memori sudah berubah secara hebat - dari relay elektromekanik, ke tabung yang diisi dengan air raksa (dan kemudian pegas) di mana pulsa akustik terbentuk, sampai matriks magnet permanen, ke setiap transistor, ke sirkuit terpadu dengan jutaan transistor di atas satu chip silikon.
Instruksi
Perintah yang dibicarakan di atas bukan perintah seperti bahasa manusiawi. Komputer hanya mempunyai dalam jumlah terbatas perintah sederhana yang dirumuskan dengan baik. Perintah biasa yang dipahami kebanyakan komputer ialah "menyalin isi sel 123, dan tempat tiruan di sel 456", "menambahkan isi sel 666 ke sel 042, dan tempat akibat di sel 013", dan "jika isi sel 999 adalah 0, perintah berikutnya anda di sel 345".
Instruksi diwakili dalam komputer sebagai nomor - kode untuk "menyalin" mungkin menjadi 001, misalnya. Suatu himpunan perintah khusus yang didukung oleh komputer tertentu diketahui sebagai bahasa mesin komputer. Dalam prakteknya, orang biasanya tidak menulis perintah untuk komputer secara langsung di bahasa mesin tetapi memakai bahasa pemrograman "tingkat tinggi" yang kemudian diterjemahkan ke dalam bahasa mesin secara otomatis oleh program komputer khusus (interpreter dan kompiler). Beberapa bahasa pemrograman berhubungan erat dengan bahasa mesin, seperti assembler (bahasa tingkat rendah); di sisi lain, bahasa seperti Prolog didasarkan pada prinsip abstrak yang jauh dari detail pelaksanaan sebenarnya oleh mesin (bahasa tingkat tinggi)
Program
Program komputer adalah daftar besar perintah untuk dilakukan oleh komputer, barangkali dengan data di dalam tabel. Banyak program komputer berisi jutaan perintah, dan banyak dari perintah itu dilakukan berulang kali. Suatu [[Personal computer[PC]] modern yang umum (pada tahun 2003) bisa melakukan sekitar 2-3 milyar perintah dalam sedetik. Komputer tidak mendapat kemampuan luar biasa mereka lewat kemampuan untuk melakukan perintah kompleks. Tetapi, mereka melakukan jutaan perintah sederhana yang diatur oleh orang pandai, "programmer." "Programmer Baik memperkembangkan set-set perintah untuk melakukan tugas biasa (misalnya, menggambar titik di layar) dan lalu membuat set-set perintah itu tersedia kepada programmer lain." Dewasa ini, kebanyakan komputer kelihatannya melakukan beberapa program sekaligus. Ini biasanya diserahkan ke sebagai multitasking. Pada kenyataannya, CPU melakukan perintah dari satu program, kemudian setelah beberapa saat, CPU beralih ke program kedua dan melakukan beberapa perintahnya. Jarak waktu yang kecil ini sering diserahkan ke sebagai irisan waktu (time-slice). Ini menimbulkan khayal program lipat ganda yang dilakukan secara bersamaan dengan memberikan waktu CPU di antara program. Ini mirip bagaimana film adalah rangkaian kilat saja masih membingkaikan. Sistem operasi adalah program yang biasanya menguasai kali ini membagikan
Sistem operasi
Sistem operasi ialah semacam gabungan dari potongan kode yang berguna. Ketika semacam kode komputer dapat dipakai secara bersama oleh beraneka-macam program komputer, setelah bertahun-tahun, programer akhirnya menmindahkannya ke dalam sistem operasi.
Sistem operasi, menentukan program yang mana dijalankan, kapan, dan alat yang mana (seperti memori atau I/O) yang mereka gunakan. Sistem operasi juga memberikan servis kepada program lain, seperti kode (driver) yang membolehkan programer untuk menulis program untuk suatu mesin tanpa perlu mengetahui detail dari semua alat elektronik yang terhubung.
Minggu, 03 Januari 2010
SIM akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah Sistem Informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah Sistem Informasi. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :
* Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
* Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
* Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.
SIA terdiri dari 3 subsistem:
* Sistem pemrosesan transaksi
mendukung proses operasi bisnis harian.
* Sistem buku besar/ pelaporan keuangan
menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.
* Sistem pelaporan manajemen
yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.
Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen memproses berbagai transaksi non-keuangan yang tidak bisa diproses oleh SIA biasa.
Cara Kerja
Untuk memahami bagaimana SIA bekerja, perlu untuk menjawab beberapa pertanyaan sebagai berikut :
* Bagaimana mengoleksi data yang berkaitan dengan aktivitas dan transaksi organisasi?
* Bagaimana mentransformasi data kedalam informasi sehingga manajemen dapat menggunakan untuk menjalankan organisasi?
* Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, keakuratan informasi ?
* Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, keakuratan informasi ?
Manfaat
Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:
* Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
* Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
* Meningkatkan efisiensi
* Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
* Meningkatkan sharing knowledge
* menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan
* Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
* Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
* Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.
SIA terdiri dari 3 subsistem:
* Sistem pemrosesan transaksi
mendukung proses operasi bisnis harian.
* Sistem buku besar/ pelaporan keuangan
menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.
* Sistem pelaporan manajemen
yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.
Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen memproses berbagai transaksi non-keuangan yang tidak bisa diproses oleh SIA biasa.
Cara Kerja
Untuk memahami bagaimana SIA bekerja, perlu untuk menjawab beberapa pertanyaan sebagai berikut :
* Bagaimana mengoleksi data yang berkaitan dengan aktivitas dan transaksi organisasi?
* Bagaimana mentransformasi data kedalam informasi sehingga manajemen dapat menggunakan untuk menjalankan organisasi?
* Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, keakuratan informasi ?
* Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, keakuratan informasi ?
Manfaat
Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:
* Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
* Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
* Meningkatkan efisiensi
* Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
* Meningkatkan sharing knowledge
* menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan
sim manufaktur
Komputer sebagai bagian dari sistem fisik
Computer-aided design
Computer-aided design (CAD) yang semakin sering disebut Computer aided engeneering (CAE) melibatkan penggunaan komputer unutk membantu rancangan produk yang akan dimanufaktur CAD peertama-pertama muncul dalam industri dirgantara sekitar tahun 1960-an dan kemudian diadopsi oleh pembuat mobil. CAD kemudian digunakan untuk merancang segala sesuatu dari struktur rumus seperti bangunan dan jembatan hingga bagian-bagian kecil.
Computer-Aided Manufacturing
Computer-Aided Manufacturing(CAM) penerapan komputerdalam proses produksi. Mesin produksi khusus yang dikendalikan komputer seperti bor dan mesin bubut menghasilkan produk sesuai dengan spesifikasi yang diperoleh dari data base rancangan.
Robotik
Penerapan komputer yang lain dalam pabrik adalah robotikrobotik melibatkan penggunaan robot industrial. Alat yang secara otomatis menjalankan tugas-tugas tertentu dalam proses manufaktur.
Komputer sebagai proses informasi
Istilah sistem informasi manufaktur uantuk menjelaskan subsistem CBIS yang menyediakan informasi mengenai operasi produksi.
Sistem titik pemesanan kembali
Setelah komputer pertama diterapkan secara berhasil dalam area akuntansi komputer diberikan tugas mengendalikan persediaan. Pendekatan paling sederhana adalah pendekatan reaktif yaitu menunggu hingga saldo suatu jenis barang mencapai tingkat tertentu dan kemudian memicu pesanan pembelian atau suatu proses produksi. Tingkat barang yang berfungsi sebagai pemicu disebut titik pemesanan barang dan sistem yang mendasarkan keoutusan pembelian pada titik pemesanan kembali disebut sistem titik pemesanan kembali.
Rumus titik pemesanan kembali
Manajer manufaktur tidak perlu menebak untuk menentukan ROP.ROP dapat dihitung dengan menggunakan rumus berikut :
R = LU + S
Dimana :
R : titik pemesana kembali
L : lead time pemasok
U : tingkat pemakaian (jumlah Unit yang digunakan atau terjual per hari)
S : tingkat safety stock (dalam unit)
Material requirment planing
Pada awal 1960-an Joseph Orlicky dari J.I. Case company membuat suatu pendekatan baru untuk manajemen material yang disebut perencanaan kebutuhan bahan baku (material Requirements planing -MRP). MRP adalah suatu strategi material proaktif :
1. Sistem penjadwalan produksi
2. Sistem material requrements planing
Menetukan berapa banyak berapa material yang diperlukan untuk memproduksi jumlah unit yang diinginkan.
1. Sistem material requrements planing
Bekerja berhubungan dengan sistem perencanaan kebutuhan kapasitas untuk memastikan bahwa produksi terjadwal sesuai dengan kapasitas pabrik.
1. sistem pelepasan pesanan
Manufakturing resource planing
Oliver Wight dan george plossl konsultan yang diakui mengembangkan konsep MRP diluar area manufaktur sehingga dapat meliputi seluruh perusahaan hasilnya disebut MRP II dan kepanjangan huruf-huruf tersebut telah dirubah menjadi Manufakturing resource planing
Mamfaat MRP II
Perusahaan dapat mengharapkan mamfaat satu atau dalam beberapa area. :
ð Penggunaan sumber daya yang efisien
ð Pererencanaa prioritas yang lebih baik
ð Pelayangan pelanggan yang meningkat
ð Informasi manajemen yang lebih baik
Model sistem informasi manufaktur
Sistem informasi manufaktur mencakup semua aplikasi komputer dalam area manufaktur sebagai sistem konseptual.
Subsistem input
Sistem informasi akuntansi mengumpulkan data intern yang menjelaskan operasi manufaktur dan data lingkungan yang menjelaskan transaksi perusahaan dengan pemasoknya.
Subsistem informasi akuntasi
Tugas pengumpulkan data yang menjelaskan operasi produksi paling dilaksanakan dengan menggunakan terminal pengumpulan data. Pegawai produksi memasukan data kedalam terminal dengan mengunakan kombinasi media yang dapat dibaca mesin dan keyboard. Media tersebut peling sering berbentuk dokumen dengan bar codes yang dapat dibaca secara optis. Media lain meliputi dokumen dengan tanda pensil yang dapat dibaca secara optik, dan kartu plastik dengan garis-garis catatan yang dapat dibaca secara magnetis. Setelah dibaca data tersebut dditrnsmisikan kekomputer pusat untuk memperbaharui data base.
Subsistem Industrial Engineering
Industrial Engineering(IE) merupakan analisis sistem yang terlatih khusus yang mempelajari operasi manufaktur dan membuat saran-saran perbaikan. Bagian penting IE melibatkan pengaturan standart produksi suatu unsur penting dalam menerapkan managemant by exception diarea manufaktur.
Subsistem intelijen manufaktur
Subsistem intelijen manufaktur membuat manajemen manufaktur tetap mengetahui perkembangan terakhir mengenai sumber-sumber pekerja, material dan mesin.
Informasi pekerja
Manajer manufaktur sangat memperhatikan serikat pekerja yang mengorganisasikan para pekerja perusahaan. Jika para pekerja memilih unutk berserikat suatu kontrak menjelaskan harapan dan kewajiban baik perusahaan maupun serikat.
Sistem formal
Manajemen manufaktur memulai arus informasi pekerja dengan menyiapkan permintaan pekerja yang dikirimkan kedepatrtemen sumber daya manusia. Sumber daya manusia kemudian mengumpulkan informasi dari berbagai elemen lingkungan dan menhubungakan pelamar.
Sistem informal
Arus informasi antar pekerja dan manajemen manufaktur sebagaian besar bersifat informal arus itu berupa kontak harian antara pekerja dan penyelia mereka.
Informasi pemasok
Sebagaian besar departemen pembelian memilki beberapa pembeli yang mengkhususkan diri dalam mancapai efisiensi dan kwalitas produksi material yang dipesan harus tiba sesuai jadwal dan tingkat kualitas yang diharapkan.
Subsistem persediaan
Pentingnya tingkat perrsediaan
Tingkat persediaan perusahaan sangat penting karenamenggambarkan investasi yang besar uang yang tertanaman dalam persediaan tidak dapat digunakan dalam hal-hal lain.
Tingkat persediaan suatu barang tertentu terutama dipengaruhi oleh jumlah unit yang dipesan dari pemasok setiap kalinya tingkat persediaan rata-rata dapat diperkirakan separuh kuantitas pesanan ditambah safety stock.
Biaya pemeliharaan
Biaya tahunan menyimpan suatu persediaan tergantung pada jenis material yang disimpan. Biaya pemeliharaan atau biaya penyimpanan biasanya dinyatakan sebagai presentase biaya tahunan dari barang dan biaya tersebut mencakup faktor-faktor seperti kerusakan, pencurian, keusangan, pajak dan asuransi.
Biaya pembelian
Biaya yang meningkat adalah biaya pembelian yang mencakup biaya-biaya yang terjadi saat material dipesan, waktu pembelian, biaay telp, biaya sekretaris biaya formulir pesanan pembelian dan sebagainya.
Kuantitas pesanan ekonomis
Kuantitas pesanan ekonomis menyeimbangkan biaya pemeliharaan dan pembelian serta menidentifikasi biaya kombinasi terendah.
Kuantitas manufaktur ekonomis
Kuantitas ekonomis lain dapat digunakan untuk persediaan barang jadi. Ini adalah kuantitas manufaktur ekonomis juga disebut ukuran lot ekonomis.
Subsistem kualitas
Kualitas sebagai keseuaian dengan apesifikasi pelanggandan memenuhi kriteria yang ditetapkan pelanggan.
Tesis utama deming adalah bahwa bukan pekerja yang menentukan kualitas tetapi manajemen.
Total quality manajemen
Pendekatan menuju manajemen kualitas strategi yang paling banyak mendapatkan perhatian saat ini adalah total quality management (TQM) manajemen keseluruhan perusahaan sehingga perusahaan unggul dalam semua dimensi produk dan jasa yang penting bagi senua pelanggan. Keyakinan dasar yang melandasi TQM adalah :
ð Kualitas didefinisikan oleh pelanggan
ð Kualitas dicapai oleh manajemen
ð Kualitas adalah seluruh tanggung jawab seluruh perusahaan
Elemen-elemen TQM
Filosofi TQM menyadari pengaruh penting dari dari pelanggan perusahaan menjalin hubungan dengan pelanggan dan pemasoknya yang diperlukan bagi proses produksis dan distribusi.
Bagaimana sistem kualitas mempengaruhi kualitas produksi
TQM menyediakan kerangka kerja bagi semua aktifitas perushaan yang berhubungan dengan kualitasdalam kerangka ini subsistem kualitas menyediakan bagian manajer informasi yang mengungkapkan seberapa jauh produk perushaan mencapai sasaran kualitas.
Subsistem biaya
Bagaimana subsistem biaya dapat digunakan untuk menjaga biaya menjalankan mesin produksi. Beberapa mesin memerlukan sedikit atau tanpa perawatan komputer personal adalah contohnya. Anda menggunakan hingga sesuatu rusak dan diperbaiki. Namun, mesin-mesin lain harus dirawat secara berkala. Manajemen manufaktur mengunakan perawatan prefektif sebagai cara untuk meminimumkan jam kerusakan.
Unsur-unsur dasar pengendalian biaya
Program pengendalian yang efektif dibangun berdasarkan dua unsur kunci:
1. Standar kerja yang baik
2. Sistem untuk melaporkan rincian kegiatan saat terjadinya
Bagaimana manajemen menggunakan sistem informasi manufaktur
Sistem informsi manufaktur digunakan baik dalam operasi sistem produksi fisik. Informasi itu digunakan oleh eksekutif perusahaan. Manajer diarea manufaktur dan juga manajer diarea lain. Para eksekutif termasuk wakil presiden direktur manufaktur menerima informasi dari semua subsistem out put. Superintendent pabrik juga menggunakan ikhtisar output yang menjelsakan seluruh operasi.
Manajer dalam pemsaran dan keungan juga menggunakan output itu pemasar tertarik pada aspek produksi seperti biaya, kualitas dan penyediaan karena faktor-faktor tersebut mempengaruhi penjualan produk. Manajer keuangan memiliki perhatian khusus pada subsistem persediaan karena diguanakan dalam menentukan investasi persediaan dan pada subsistem persediaan karena digunakan dalam menentukan investasi persediaan dan pada subsistem produksi karena digunakan untuk membuat keputusan penting mengenai konstruksi atau perluasan pabrik.
Computer-aided design
Computer-aided design (CAD) yang semakin sering disebut Computer aided engeneering (CAE) melibatkan penggunaan komputer unutk membantu rancangan produk yang akan dimanufaktur CAD peertama-pertama muncul dalam industri dirgantara sekitar tahun 1960-an dan kemudian diadopsi oleh pembuat mobil. CAD kemudian digunakan untuk merancang segala sesuatu dari struktur rumus seperti bangunan dan jembatan hingga bagian-bagian kecil.
Computer-Aided Manufacturing
Computer-Aided Manufacturing(CAM) penerapan komputerdalam proses produksi. Mesin produksi khusus yang dikendalikan komputer seperti bor dan mesin bubut menghasilkan produk sesuai dengan spesifikasi yang diperoleh dari data base rancangan.
Robotik
Penerapan komputer yang lain dalam pabrik adalah robotikrobotik melibatkan penggunaan robot industrial. Alat yang secara otomatis menjalankan tugas-tugas tertentu dalam proses manufaktur.
Komputer sebagai proses informasi
Istilah sistem informasi manufaktur uantuk menjelaskan subsistem CBIS yang menyediakan informasi mengenai operasi produksi.
Sistem titik pemesanan kembali
Setelah komputer pertama diterapkan secara berhasil dalam area akuntansi komputer diberikan tugas mengendalikan persediaan. Pendekatan paling sederhana adalah pendekatan reaktif yaitu menunggu hingga saldo suatu jenis barang mencapai tingkat tertentu dan kemudian memicu pesanan pembelian atau suatu proses produksi. Tingkat barang yang berfungsi sebagai pemicu disebut titik pemesanan barang dan sistem yang mendasarkan keoutusan pembelian pada titik pemesanan kembali disebut sistem titik pemesanan kembali.
Rumus titik pemesanan kembali
Manajer manufaktur tidak perlu menebak untuk menentukan ROP.ROP dapat dihitung dengan menggunakan rumus berikut :
R = LU + S
Dimana :
R : titik pemesana kembali
L : lead time pemasok
U : tingkat pemakaian (jumlah Unit yang digunakan atau terjual per hari)
S : tingkat safety stock (dalam unit)
Material requirment planing
Pada awal 1960-an Joseph Orlicky dari J.I. Case company membuat suatu pendekatan baru untuk manajemen material yang disebut perencanaan kebutuhan bahan baku (material Requirements planing -MRP). MRP adalah suatu strategi material proaktif :
1. Sistem penjadwalan produksi
2. Sistem material requrements planing
Menetukan berapa banyak berapa material yang diperlukan untuk memproduksi jumlah unit yang diinginkan.
1. Sistem material requrements planing
Bekerja berhubungan dengan sistem perencanaan kebutuhan kapasitas untuk memastikan bahwa produksi terjadwal sesuai dengan kapasitas pabrik.
1. sistem pelepasan pesanan
Manufakturing resource planing
Oliver Wight dan george plossl konsultan yang diakui mengembangkan konsep MRP diluar area manufaktur sehingga dapat meliputi seluruh perusahaan hasilnya disebut MRP II dan kepanjangan huruf-huruf tersebut telah dirubah menjadi Manufakturing resource planing
Mamfaat MRP II
Perusahaan dapat mengharapkan mamfaat satu atau dalam beberapa area. :
ð Penggunaan sumber daya yang efisien
ð Pererencanaa prioritas yang lebih baik
ð Pelayangan pelanggan yang meningkat
ð Informasi manajemen yang lebih baik
Model sistem informasi manufaktur
Sistem informasi manufaktur mencakup semua aplikasi komputer dalam area manufaktur sebagai sistem konseptual.
Subsistem input
Sistem informasi akuntansi mengumpulkan data intern yang menjelaskan operasi manufaktur dan data lingkungan yang menjelaskan transaksi perusahaan dengan pemasoknya.
Subsistem informasi akuntasi
Tugas pengumpulkan data yang menjelaskan operasi produksi paling dilaksanakan dengan menggunakan terminal pengumpulan data. Pegawai produksi memasukan data kedalam terminal dengan mengunakan kombinasi media yang dapat dibaca mesin dan keyboard. Media tersebut peling sering berbentuk dokumen dengan bar codes yang dapat dibaca secara optis. Media lain meliputi dokumen dengan tanda pensil yang dapat dibaca secara optik, dan kartu plastik dengan garis-garis catatan yang dapat dibaca secara magnetis. Setelah dibaca data tersebut dditrnsmisikan kekomputer pusat untuk memperbaharui data base.
Subsistem Industrial Engineering
Industrial Engineering(IE) merupakan analisis sistem yang terlatih khusus yang mempelajari operasi manufaktur dan membuat saran-saran perbaikan. Bagian penting IE melibatkan pengaturan standart produksi suatu unsur penting dalam menerapkan managemant by exception diarea manufaktur.
Subsistem intelijen manufaktur
Subsistem intelijen manufaktur membuat manajemen manufaktur tetap mengetahui perkembangan terakhir mengenai sumber-sumber pekerja, material dan mesin.
Informasi pekerja
Manajer manufaktur sangat memperhatikan serikat pekerja yang mengorganisasikan para pekerja perusahaan. Jika para pekerja memilih unutk berserikat suatu kontrak menjelaskan harapan dan kewajiban baik perusahaan maupun serikat.
Sistem formal
Manajemen manufaktur memulai arus informasi pekerja dengan menyiapkan permintaan pekerja yang dikirimkan kedepatrtemen sumber daya manusia. Sumber daya manusia kemudian mengumpulkan informasi dari berbagai elemen lingkungan dan menhubungakan pelamar.
Sistem informal
Arus informasi antar pekerja dan manajemen manufaktur sebagaian besar bersifat informal arus itu berupa kontak harian antara pekerja dan penyelia mereka.
Informasi pemasok
Sebagaian besar departemen pembelian memilki beberapa pembeli yang mengkhususkan diri dalam mancapai efisiensi dan kwalitas produksi material yang dipesan harus tiba sesuai jadwal dan tingkat kualitas yang diharapkan.
Subsistem persediaan
Pentingnya tingkat perrsediaan
Tingkat persediaan perusahaan sangat penting karenamenggambarkan investasi yang besar uang yang tertanaman dalam persediaan tidak dapat digunakan dalam hal-hal lain.
Tingkat persediaan suatu barang tertentu terutama dipengaruhi oleh jumlah unit yang dipesan dari pemasok setiap kalinya tingkat persediaan rata-rata dapat diperkirakan separuh kuantitas pesanan ditambah safety stock.
Biaya pemeliharaan
Biaya tahunan menyimpan suatu persediaan tergantung pada jenis material yang disimpan. Biaya pemeliharaan atau biaya penyimpanan biasanya dinyatakan sebagai presentase biaya tahunan dari barang dan biaya tersebut mencakup faktor-faktor seperti kerusakan, pencurian, keusangan, pajak dan asuransi.
Biaya pembelian
Biaya yang meningkat adalah biaya pembelian yang mencakup biaya-biaya yang terjadi saat material dipesan, waktu pembelian, biaay telp, biaya sekretaris biaya formulir pesanan pembelian dan sebagainya.
Kuantitas pesanan ekonomis
Kuantitas pesanan ekonomis menyeimbangkan biaya pemeliharaan dan pembelian serta menidentifikasi biaya kombinasi terendah.
Kuantitas manufaktur ekonomis
Kuantitas ekonomis lain dapat digunakan untuk persediaan barang jadi. Ini adalah kuantitas manufaktur ekonomis juga disebut ukuran lot ekonomis.
Subsistem kualitas
Kualitas sebagai keseuaian dengan apesifikasi pelanggandan memenuhi kriteria yang ditetapkan pelanggan.
Tesis utama deming adalah bahwa bukan pekerja yang menentukan kualitas tetapi manajemen.
Total quality manajemen
Pendekatan menuju manajemen kualitas strategi yang paling banyak mendapatkan perhatian saat ini adalah total quality management (TQM) manajemen keseluruhan perusahaan sehingga perusahaan unggul dalam semua dimensi produk dan jasa yang penting bagi senua pelanggan. Keyakinan dasar yang melandasi TQM adalah :
ð Kualitas didefinisikan oleh pelanggan
ð Kualitas dicapai oleh manajemen
ð Kualitas adalah seluruh tanggung jawab seluruh perusahaan
Elemen-elemen TQM
Filosofi TQM menyadari pengaruh penting dari dari pelanggan perusahaan menjalin hubungan dengan pelanggan dan pemasoknya yang diperlukan bagi proses produksis dan distribusi.
Bagaimana sistem kualitas mempengaruhi kualitas produksi
TQM menyediakan kerangka kerja bagi semua aktifitas perushaan yang berhubungan dengan kualitasdalam kerangka ini subsistem kualitas menyediakan bagian manajer informasi yang mengungkapkan seberapa jauh produk perushaan mencapai sasaran kualitas.
Subsistem biaya
Bagaimana subsistem biaya dapat digunakan untuk menjaga biaya menjalankan mesin produksi. Beberapa mesin memerlukan sedikit atau tanpa perawatan komputer personal adalah contohnya. Anda menggunakan hingga sesuatu rusak dan diperbaiki. Namun, mesin-mesin lain harus dirawat secara berkala. Manajemen manufaktur mengunakan perawatan prefektif sebagai cara untuk meminimumkan jam kerusakan.
Unsur-unsur dasar pengendalian biaya
Program pengendalian yang efektif dibangun berdasarkan dua unsur kunci:
1. Standar kerja yang baik
2. Sistem untuk melaporkan rincian kegiatan saat terjadinya
Bagaimana manajemen menggunakan sistem informasi manufaktur
Sistem informsi manufaktur digunakan baik dalam operasi sistem produksi fisik. Informasi itu digunakan oleh eksekutif perusahaan. Manajer diarea manufaktur dan juga manajer diarea lain. Para eksekutif termasuk wakil presiden direktur manufaktur menerima informasi dari semua subsistem out put. Superintendent pabrik juga menggunakan ikhtisar output yang menjelsakan seluruh operasi.
Manajer dalam pemsaran dan keungan juga menggunakan output itu pemasar tertarik pada aspek produksi seperti biaya, kualitas dan penyediaan karena faktor-faktor tersebut mempengaruhi penjualan produk. Manajer keuangan memiliki perhatian khusus pada subsistem persediaan karena diguanakan dalam menentukan investasi persediaan dan pada subsistem persediaan karena digunakan dalam menentukan investasi persediaan dan pada subsistem produksi karena digunakan untuk membuat keputusan penting mengenai konstruksi atau perluasan pabrik.
sim pada klinik
Latar Belakang
Kesehatan adalah salah satu hal yang paling berharga dalam kehidupan.. Ketika sakit, tak jarang seseorang harus mengeluarkan uang dalam jumlah yang cukup besar. Pemerintah sendiri baru-baru ini mengeluarkan kebijakan Jamkesmas (Jaminan Kesehatan Masyarakat) sebagai bentuk upaya pembiayaan kesehatan. Kita berharap agar kebijakan ini dapat mewujudkan pelayanan kesehatanyang adil, berkualitas dan dapat diakses oleh masyarakat luas..
Berbicara mengenai efisiensi biaya pengobatan rasanya akan turut pula membicarakan tentang obat karena obat merupakan komponen penting dalam upaya pelayanan kesehatan bahkan penggunaan obat dapat mencapai 40 % dari seluruh komponen biaya pelayanan kesehatan.
Terdapat banyak faktor yang mempengaruhi harga obat sehingga sering kali pasien kesulitan untuk melakukan efisiensi dalam investasi kesehatannya. Pasien sulit memprediksi biayayang harus dikeluarkan untuk melakukan pengobatan yang pada akhirnya dapat membuat pasien enggan untuk mengakses layanan kesehatan karena kekhawatiran harus menanggung biaya yang besar.
Dalam hal pemilihan jenis obat, penggunaan obat generik memang bisa membantu efisiensi biaya kesehatan, namun sayangnya terkadang tidak semua obat generik tersedia di pasaran karena faktor rendahnya permintaandari dokter yang meresepkan.
Posisi Kimia Farma
PT Kimia Farma Apotek adalah sebuah organisasi besar, jaringan farmasi dengan 330 apotek yang tersebar di seluruh Indonesia, dan makin aktif bergerak—utamanya setelah berdiri dan dikelola tersendiri menjadi sebuah anak perusahaan Kimia Farma. Dengan potensiyang demikian besar, PT Kimia Farma Apotek berada pada posisi yang sangat strategis dalam pelayanan kesehatan bagi masyarakat luas.
Dalam perkembangannya, PT Kimia Farma Apotek telah menjelma menjadi sebuah organisasi pelayanan kesehatan terdepan di Indonesia—di luar rumah sakit—dengan penambahan fasilitas klinik pada sebagian besar unit operasinya. Organisasi pelayanan kesehatan merupakan suatu organisasi yang aktivitas pokoknya melakukan pelayanan kesehatan kepada masyarakat dengan salah satu tujuan yang ingin dicapai adalah memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu atau berkualitas. Salah satu prinsip organisasi adalah fleksibilitas, artinya organisasi senantiasa dinamis sesuai dengan dinamika yang ada dalam organisasi dan juga harus memperhatikan perubahan dari luar organisasi.
Sistem adalah gabungan dari elemen-elemen (sub sistem) didalam suatu proses atau struktur dan berfungsi sebagai satu kesatuan organisasi. Di dalam suatu sistem terdapat elemen-elemen atau bagian-bagian dimana di dalamnya juga membentuk suatu proses dalam suatu kesatuanyang disebut sebagai sub sistem (bagian dari sistem). Sistem terbentuk dari elemen atau bagian yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi. Apabila salah satu bagian atau sub sistem tidak berjalan dengan baik maka akan mempengaruhi bagian yang lain. Secara garis besar, elemen-elemen dalam sistem itu adalah sebagai berikut:
1. Masukan (Input) adalah sub-sub elemen yang diperlukan sebagai masukan untuk berfungsinya sistem.
2. Proses adalah suatu kegiatan yang berfungsi untuk mengubah masukan sehingga menghasilkan sesuatu (keluaran) yang direncanakan.
3.. Keluaran (output) ialah hal yang dihasilkan oleh proses.
4. Dampak (impact) adalah akibat yang dihasilkan oleh keluaran setelah beberapa waktu lamanya.
5. Umpan balik (feedback) ialah juga merupakan hasil dari proses yang sekaligus sebagai masukan untuk sistem tersebut.
6. Lingkungan (environment) ialah dunia di luar sistem yang mempengaruhi sistem tersebut.
Sistem pelayanan kesehatan mencakup pelayanan kedokteran (medical services) dan pelayanan kesehatan masyarakat (public health services). Secara umum pelayanan kesehatan masyarakat adalah merupakan sub sistem pelayanan kesehatanyang tujuan utamanya adalah pelayanan preventif (pencegahan) dan promotif (peningkatan kesehatan) dengan sasaran masyarakat. Meskipun demikian, tidak berarti bahwa pelayanan kesehatan masyarakat tidak melakukan pelayanan kuratif (pengobatan) dan rehabilitatif (pemulihan).
Pelayanan kesehatan masyarakat, baik yang diselenggarakan oleh pemerintah maupun swasta perlu memperhatikan beberapa ketentuan, antara lain :
1. Penanggung Jawab
Suatu sistem pelayanan kesehatan masyarakat harus ada penanggung jawab oleh pemerintah maupun oleh swasta. Namun demikian di Indonesia, pemerintah (dalam hal ini Departemen Kesehatan) merupakan penanggung jawab yang paling tinggi. Artinya pengawasan, standar pelayanan dan sebagainya bagi pelayanan kesehatan masyarakat baik pemerintah (puskesmas) maupun swasta (balkesmas) adalah dibawah koordinasi Departemen Kesehatan.
2. Standar Pelayanan.
Sistem pelayanan kesehatan masyarakat, baik pemerintah maupun swasta harus berdasarkan pada suatu standar tertentu. Di Indonesia, standar ini telah ditetapkan oleh Departemen Kesehatan dengan adanya buku Pedoman Puskesmas.
3. Hubungan Kerja.
Sistem pelayanan kesehatan masyarakat harus mempunyai pembagian kerja yang jelas antara bagian satu dengan yang lain. Artinya fasilitas kesehatan tersebut harus mempunyai struktur organisasi yang jelas dan menggambarkan hubungan kerja, baik horizontal maupun vertikal.
4. Pengorganisasian Potensi Masyarakat.
Ciri khas dari sistem pelayanan kesehatan masyarakat adalah keikutsertaan masyarakat atau pengorganisasian masyarakat. Upaya ini penting (terutama diIndonesia) karena adanya keterbatasan sumber-sumber daya dari penyelenggara pelayanan kesehatan masyarakat, perlu keikutsertaan masyarakat ini.
Sejak reformasi nasional pada 1998, terjadi perubahan yang sangat mendasar pada hampir seluruh organisasi di Indonesia. Demikian pula pada organisasi pelayanan kesehatan. Perubahan yang mendasar dalam sektor kesehatan adalah terjadinya perubahan paradigma pembangunan kesehatan menjadi ‘Paradigma Sehat’. Paradigma baru ini mendorong terjadinya perubahan konsepyang sangat mendasar dalam pembangunan kesehatan, antara lain:
1. Pembangunan kesehatan yang semula lebih menekankan pada upaya kuratif dan rehabilitatif, menjadi lebih fokus pada upaya preventif dan kuratif tanpa mengabaikan kuratif-rehabilitatif,
2. Pelaksanaan upaya kesehatan yang semula lebih bersifat terpilah-pilah (fragmented) berubah menjadi kegiatan yang terpadu (integrated),
3. Sumber pembiayaan kesehatan yang semula lebih banyak dari pemerintah, berubah menjadi pembiayaan kesehatan lebih banyak dari masyarakat,
4. Pergeseran pola pembayaran dalam pelayanan kesehatan yang semula fee for service menjadi pembayaran secara pra-upaya,
5. Pergeseran pemahaman tentang kesehatan dari pandangan konsumtif menjadi investasi,
6. Upaya kesehatan yang semula lebih banyak dilakukan oleh pemerintah, akan bergeser lebih banyak dilakukan oleh masyarakat sebagai mitra pemerintah (partnership),
7. Pembangunan kesehatan yang semula bersifat terpusat (centralized), menjadi otonomi daerah (decentralized),
8. Pergeseran proses perencanaan dari top down menjadi bottom up seiring berjalannya era desentralisasi.
PT Kimia Farma Apotek sebagai organisasi pelayanan kesehatan yang selalu ingin memberikan yang terbaik tentunya perlu mengantisipasi perubahan paradigma ini. Soedarmono Soejitno (2001) mengemukakan bahwa terdapat lima hal penting yang perlu diantisipasi dalam melakukan perubahan, yaitu :
1. Masa depan akan sangat berbeda dengan masa kini;
2. Perlu adanya visi yang dapat memberikan pedoman bagi segala upaya di masa depan;
3. Perlu perubahan tata nilai yang akan dianut oleh organisasi di masa depan;
4. Perlu strategi yang konkret untuk mewujudkan perubahan;
5. Perlu bentuk dan struktur baru organisasi di masa depan.
Permasalahannya adalah, dengan jaringan yang begitu besar dan cakupan operasi yang demikian luas, diperlukan suatu manajemen operasi yang kapabel dan terintegrasi dengan baik, agar tujuan pelayanan kesehatan bagi masyarakat dapat tercapai dengan optimal. Dengan penggunaan sistem yang cerdas dan terkoordinir, suatu jaringan yang luasakan dapat berjalan seiring sejalan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Sistem Manajemen Klinik
Di bidang kesehatan, Teknologi Informasi( TI) juga bisa sangat membantu. Untuk kebutuhan operasional klinik atau rumah sakit misalnya, banyak urusan dapat dilancarkan dengan kehadiran TI. Sayangnya, penerapan TI secara luas di Indonesia agak terkendala oleh minimnya SDM dan infrastruktur yang ada.
Apotek Kimia Farma yang mayoritas memiliki dokter praktek inhouse, dengan sendirinya memiliki database dokter spesialis dan umum, serta database pasien yang tersebar di seluruh Indonesia. Pada saat ini apotek dengan layanan kefarmasian dan dokter inhouse dengan praktek kedokterannya seolah berjalan sendiri-sendiri dan hanya bersinggungan pada saat terjadi transaksi resep oleh pasien. Hal ini menyebabkan beberapa kasus dokter keluar dan membuka apotek sendiri hingga apotek yang selalu menerima akibatnya, istilah etimologinya: habis manis sepah dibuang, disamping makin mahalnya biaya kesehatan yang harus ditanggung masyarakat.
Guna mengantisipasi kejadian seperti dicontohkan di atas dan mencapai hasil yang lebih optimal dalam hal management store di apotek, maka diperlukan sinergi yang kuat antara apotek dan jaringan praktek dokter yang beberapa saat ini dikelola oleh klinik Kimia Farma.
A. Manajemen Klinik Kimia Farma
Manajemen Klinik adalah sistem manajemen di tingkat mikro pelayanan, yang merupakan bagian terkecil dari Sistem Kesehatan Masyarakat, yaitu:
1. Klinik Kimia Farma.
Merupakan unit pelayanan kesehatan yang saat ini ada pada sebagian besar Apotek Kimia Farma. Di masa depan, bentuk klinik semacam ini tidaklah cukup, baik secara intern untuk mengembangkan diri maupun dalam bersinergi dengan apotek lain.
2. Jaringan Klinik Kimia Farma.
Adalah sebuah Sistem Manajemen Klinik yang mengoptimalkan semua dokter praktek spesialis dan siapapun pasien di Apotek Kimia Farma.
Lebih lanjut, Jaringan Klinik Kimia Farma adalah layanan pemeliharaan kesehatan paripurna yang diperoleh pasien/peserta setelah melakukan kontribusi prabayar. Tujuan utama pembentukan jaringan ini adalah:
a. mempermudah pasien/peserta untuk berobat ke dokter spesialis di apotek Kimia Farma manapun sesuai penyakitnya;
b. dokter-dokter spesialis yang berpraktek di seluruh apotek Kimia Farma terhubung dalam sebuah sistem informasi;
c. setiap dokter spesialis memiliki jaminan adanya jumlah pasien sebagai peserta.
Pertama-tama perlu didefinisikan maksud kepesertaan dalam jaringan ini. Kepesertaan di sini adalah:
1. dapat bersifat perseorangan, yakni masyarakat umum yang mendaftarkan diri sebagai member Apotek Kimia Farma;
2. dapat berupa kelompok, yakni karyawan dari suatu perusahaan/instansi
Untuk menjamin terciptanya jaringan klinik yang terintegrasi dan dapat berjalan dangan lancar, diperlukan elemen-elemen yang saling bersinergi satu sama lain. Elemen-elemen tersebut adalah:
1. Divisi IT sebagai pembangun dan penyedia sistem informasi yang mencakup:
a. Kartu kepesertaan (member card) dan medical report;
b. Sistem pelayanan dan controlling;
c. Quality Insurance;
d. Sistem informasi yang terintegrasi dengan apotek;
e. Sistem manajemen keuangan dan pembayaran..
2. Konsolidasi yang kuat dari sektor Apotek dan TD, yang akan merupakan cara efektif untuk memperkenalkan PRODUK SUBSTITUSI di Apotek, dan jika digabungkan dengan insentif dana dari sistem ini akan mengakibatkan pengaruh besar terhadap PRODUCT SELECTION dan PRICING
B. Keunggulan dan Kelemahan Sistem Informasi Klinik
Untuk menginisiasi jaringan klinik yang akan dibentuk, diperlukan suatu sistem informasi yang memuat dan mampu me-manage database yang ada dan digunakan oleh klinik tersebut secara terpadu dan up-to-date.
Kunci sukses implementasi sistem informasi klinik diantaranya adalah memahami kebutuhan staf klinik dan mengerti strategi pengembangan sehingga mampu menjembatani adopsi dan pemanfaatan suatu teknologi baru (Hobbs, 2000). Penerapan komputerisasi klinik mungkin mudah bagi dokter yang berusia lebih muda. Tetapi bagaimana dengan para dokter senior yang telah terbiasa dan nyaman dengan sistem berbasis kertas. Hal ini tentu memerlukan perhatian tersendiri.
Suatu contoh kasus, dengan harapan mengurangi kesalahan medis, menekan biaya, dan meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan, beberapa pusat pelayanan kesehatan di Amerika Serikat mulai mengimplementasikan suatu sistem rekam medis elektronik.
Pengalaman Cedars-Sinai Medical Center, Los Angeles, California (Shabot, 2004) memberikan 10 pelajaran penting:
1. Kecepatan adalah segalanya.
Tidak peduli indahnya desain, fitur, saran, atau sistem peringatan (alerts) yang ada dalam suatu sistem, yang lebih penting adalah kecepatan (waktu respon). Dengan alasan inilah, tak heran jika masih banyak sistem yang dikembangkan dengan DOS (berbasis teks).
2. Para dokter (lebih sering) mengabaikan sistem peringatan.
Padahal sistem peringatan dapat mengurangi medical error, tetapi karena kebutuhan akan kecepatan akses lebih diutamakan, maka sistem peringatan dalam sistem informasi (misalnya peringatan akan adanya interaksi obat) cenderung diabaikan oleh dokter. Padahal sistem peringatan ini masih digunakan oleh kalangan farmasi.
3. Memberikan informasi saat dibutuhkan.
Dengan didukung sistem peringatan, informasi benar-benar disampaikan sesuai kebutuhan pengguna berupa pengingat singkat (reminder) tapi tetap menyertakan tautan (link) untuk informasi yang lebih lengkap.
4. Sesuai dengan alur kerja pengguna.
Para pengembang sebaiknya menyadari, kadang komputerisasi juga memperlambat proses. Jadi, sesuaikan dengan proses dan alur kerja yang ada. Sistem berbasis web Cedars-Sinai menampilkan data pasien terbaru dengan tautan ke laporan konsultasi, hasil radiologi, dan analisis gas rutin. Informasi dapat dioptimalisasi untuk menghemat waktu akses.
5. Respek terhadap otonomi dokter.
Di tengah kesibukannya sehari-hari, para dokter dihadapkan pada suatu sistem informasi klinik yang baru, dan kadang bertentangan dengan otonomi praktiknya. Hal ini sering terjadi pada para dokter senior yang berusia lanjut. Otonomi ini berhubungan dengan adanya sistem peringatan komputer jika terjadi interaksi obat. Hal ini juga dianggap menghambat proses dan membuang waktu. Peresepan manual berbasis kertas dianggap lebih baik. Tetapi semuanya harus dilakukan demi kebaikan pasien dan dokter.
6. Pengawasan implementasi secara nyata dan respon dilakukan dengan segera.
Tantangan terberat adalah manajemen perubahan pada manusianya. Implementasi sistem informasi klinik yang baru membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit. Biaya implementasi/pelatihan kadang lebih mahal dari harga perangkat keras dan lunak itu sendiri. Implementasi sebaiknya dituntaskan pada suatu unit, sambil mencari masukan untuk membentuk sistem baru menjadi lebih baik.
7. Hati-hati dengan konsekuensi yang tidak diharapkan.
Prosedural dedikasi yang ditanamkan pada suatu sistem kadang terlalu detil sehingga dapat melelahkan (terutama) para perawat. Konsekuensi ini baiknya disesuaikan dengan prosedur manual yang ada dan dibicarakan dengan tim dokter.
8. Waspada akan kekurangan proses jangka panjang yang belum teratasi.
Tidak semuanya dapat tergantikan oeh sistem. Saat proses registrasi memerlukan waktu tertentu sementara pasien harus segera diambil tindakan (masalah proses), dokter akan memesan perlengkapan medikasi dengan menggunakan nama sementara, tentu saja dengan tulisan tangan. Proses ini tidak tergantikan oleh komputer.
9. Jangan mengacaukan magic nursing glue.
Sebelum terkomputerisasi, para perawat sering membantu tugas dokter dengan melengkapi status pasien yang belum lengkap, sehingga memudahkan pasien untuk pindah tahap perawatan selanjutnya. Dengan komputerisasi, proses ini menjadi terlalu detil dan spesifik. Sistem informasi klinik dapat mengganggu peran perawat.
10. Kecepatan adalah segalanya.
Kembali, kecepatan adalah segalanya bagi pengguna klinik di tengah kesibukan masing-masing.
Manfaat Sistem Manajemen Klinik
Lepas dari segala kendala dan konsekuensi yang akan ditimbulkan, sistem manajemen klinik dapat memberikan manfaat kepada masyarakat secara umum:
1. Masyarakat terpenuhi kebutuhan kesehatannya dengan biaya ringan;
2.. Perusahaan memiliki karyawan yang terjamin kesehatannya dengan biaya efisien;
3. Dokter spesialis dan apotek dapat mengembangkan mutu dan memperoleh jasa lebih besar dengan makin terpeliharanya kesehatan konsumen;
4. Pemerintah memperoleh masyarakat sehat dengan biaya dari masyarakat sendiri hingga dapat memberi subsidi lebih untuk masyarakat miskin.
Kesehatan adalah salah satu hal yang paling berharga dalam kehidupan.. Ketika sakit, tak jarang seseorang harus mengeluarkan uang dalam jumlah yang cukup besar. Pemerintah sendiri baru-baru ini mengeluarkan kebijakan Jamkesmas (Jaminan Kesehatan Masyarakat) sebagai bentuk upaya pembiayaan kesehatan. Kita berharap agar kebijakan ini dapat mewujudkan pelayanan kesehatanyang adil, berkualitas dan dapat diakses oleh masyarakat luas..
Berbicara mengenai efisiensi biaya pengobatan rasanya akan turut pula membicarakan tentang obat karena obat merupakan komponen penting dalam upaya pelayanan kesehatan bahkan penggunaan obat dapat mencapai 40 % dari seluruh komponen biaya pelayanan kesehatan.
Terdapat banyak faktor yang mempengaruhi harga obat sehingga sering kali pasien kesulitan untuk melakukan efisiensi dalam investasi kesehatannya. Pasien sulit memprediksi biayayang harus dikeluarkan untuk melakukan pengobatan yang pada akhirnya dapat membuat pasien enggan untuk mengakses layanan kesehatan karena kekhawatiran harus menanggung biaya yang besar.
Dalam hal pemilihan jenis obat, penggunaan obat generik memang bisa membantu efisiensi biaya kesehatan, namun sayangnya terkadang tidak semua obat generik tersedia di pasaran karena faktor rendahnya permintaandari dokter yang meresepkan.
Posisi Kimia Farma
PT Kimia Farma Apotek adalah sebuah organisasi besar, jaringan farmasi dengan 330 apotek yang tersebar di seluruh Indonesia, dan makin aktif bergerak—utamanya setelah berdiri dan dikelola tersendiri menjadi sebuah anak perusahaan Kimia Farma. Dengan potensiyang demikian besar, PT Kimia Farma Apotek berada pada posisi yang sangat strategis dalam pelayanan kesehatan bagi masyarakat luas.
Dalam perkembangannya, PT Kimia Farma Apotek telah menjelma menjadi sebuah organisasi pelayanan kesehatan terdepan di Indonesia—di luar rumah sakit—dengan penambahan fasilitas klinik pada sebagian besar unit operasinya. Organisasi pelayanan kesehatan merupakan suatu organisasi yang aktivitas pokoknya melakukan pelayanan kesehatan kepada masyarakat dengan salah satu tujuan yang ingin dicapai adalah memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu atau berkualitas. Salah satu prinsip organisasi adalah fleksibilitas, artinya organisasi senantiasa dinamis sesuai dengan dinamika yang ada dalam organisasi dan juga harus memperhatikan perubahan dari luar organisasi.
Sistem adalah gabungan dari elemen-elemen (sub sistem) didalam suatu proses atau struktur dan berfungsi sebagai satu kesatuan organisasi. Di dalam suatu sistem terdapat elemen-elemen atau bagian-bagian dimana di dalamnya juga membentuk suatu proses dalam suatu kesatuanyang disebut sebagai sub sistem (bagian dari sistem). Sistem terbentuk dari elemen atau bagian yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi. Apabila salah satu bagian atau sub sistem tidak berjalan dengan baik maka akan mempengaruhi bagian yang lain. Secara garis besar, elemen-elemen dalam sistem itu adalah sebagai berikut:
1. Masukan (Input) adalah sub-sub elemen yang diperlukan sebagai masukan untuk berfungsinya sistem.
2. Proses adalah suatu kegiatan yang berfungsi untuk mengubah masukan sehingga menghasilkan sesuatu (keluaran) yang direncanakan.
3.. Keluaran (output) ialah hal yang dihasilkan oleh proses.
4. Dampak (impact) adalah akibat yang dihasilkan oleh keluaran setelah beberapa waktu lamanya.
5. Umpan balik (feedback) ialah juga merupakan hasil dari proses yang sekaligus sebagai masukan untuk sistem tersebut.
6. Lingkungan (environment) ialah dunia di luar sistem yang mempengaruhi sistem tersebut.
Sistem pelayanan kesehatan mencakup pelayanan kedokteran (medical services) dan pelayanan kesehatan masyarakat (public health services). Secara umum pelayanan kesehatan masyarakat adalah merupakan sub sistem pelayanan kesehatanyang tujuan utamanya adalah pelayanan preventif (pencegahan) dan promotif (peningkatan kesehatan) dengan sasaran masyarakat. Meskipun demikian, tidak berarti bahwa pelayanan kesehatan masyarakat tidak melakukan pelayanan kuratif (pengobatan) dan rehabilitatif (pemulihan).
Pelayanan kesehatan masyarakat, baik yang diselenggarakan oleh pemerintah maupun swasta perlu memperhatikan beberapa ketentuan, antara lain :
1. Penanggung Jawab
Suatu sistem pelayanan kesehatan masyarakat harus ada penanggung jawab oleh pemerintah maupun oleh swasta. Namun demikian di Indonesia, pemerintah (dalam hal ini Departemen Kesehatan) merupakan penanggung jawab yang paling tinggi. Artinya pengawasan, standar pelayanan dan sebagainya bagi pelayanan kesehatan masyarakat baik pemerintah (puskesmas) maupun swasta (balkesmas) adalah dibawah koordinasi Departemen Kesehatan.
2. Standar Pelayanan.
Sistem pelayanan kesehatan masyarakat, baik pemerintah maupun swasta harus berdasarkan pada suatu standar tertentu. Di Indonesia, standar ini telah ditetapkan oleh Departemen Kesehatan dengan adanya buku Pedoman Puskesmas.
3. Hubungan Kerja.
Sistem pelayanan kesehatan masyarakat harus mempunyai pembagian kerja yang jelas antara bagian satu dengan yang lain. Artinya fasilitas kesehatan tersebut harus mempunyai struktur organisasi yang jelas dan menggambarkan hubungan kerja, baik horizontal maupun vertikal.
4. Pengorganisasian Potensi Masyarakat.
Ciri khas dari sistem pelayanan kesehatan masyarakat adalah keikutsertaan masyarakat atau pengorganisasian masyarakat. Upaya ini penting (terutama diIndonesia) karena adanya keterbatasan sumber-sumber daya dari penyelenggara pelayanan kesehatan masyarakat, perlu keikutsertaan masyarakat ini.
Sejak reformasi nasional pada 1998, terjadi perubahan yang sangat mendasar pada hampir seluruh organisasi di Indonesia. Demikian pula pada organisasi pelayanan kesehatan. Perubahan yang mendasar dalam sektor kesehatan adalah terjadinya perubahan paradigma pembangunan kesehatan menjadi ‘Paradigma Sehat’. Paradigma baru ini mendorong terjadinya perubahan konsepyang sangat mendasar dalam pembangunan kesehatan, antara lain:
1. Pembangunan kesehatan yang semula lebih menekankan pada upaya kuratif dan rehabilitatif, menjadi lebih fokus pada upaya preventif dan kuratif tanpa mengabaikan kuratif-rehabilitatif,
2. Pelaksanaan upaya kesehatan yang semula lebih bersifat terpilah-pilah (fragmented) berubah menjadi kegiatan yang terpadu (integrated),
3. Sumber pembiayaan kesehatan yang semula lebih banyak dari pemerintah, berubah menjadi pembiayaan kesehatan lebih banyak dari masyarakat,
4. Pergeseran pola pembayaran dalam pelayanan kesehatan yang semula fee for service menjadi pembayaran secara pra-upaya,
5. Pergeseran pemahaman tentang kesehatan dari pandangan konsumtif menjadi investasi,
6. Upaya kesehatan yang semula lebih banyak dilakukan oleh pemerintah, akan bergeser lebih banyak dilakukan oleh masyarakat sebagai mitra pemerintah (partnership),
7. Pembangunan kesehatan yang semula bersifat terpusat (centralized), menjadi otonomi daerah (decentralized),
8. Pergeseran proses perencanaan dari top down menjadi bottom up seiring berjalannya era desentralisasi.
PT Kimia Farma Apotek sebagai organisasi pelayanan kesehatan yang selalu ingin memberikan yang terbaik tentunya perlu mengantisipasi perubahan paradigma ini. Soedarmono Soejitno (2001) mengemukakan bahwa terdapat lima hal penting yang perlu diantisipasi dalam melakukan perubahan, yaitu :
1. Masa depan akan sangat berbeda dengan masa kini;
2. Perlu adanya visi yang dapat memberikan pedoman bagi segala upaya di masa depan;
3. Perlu perubahan tata nilai yang akan dianut oleh organisasi di masa depan;
4. Perlu strategi yang konkret untuk mewujudkan perubahan;
5. Perlu bentuk dan struktur baru organisasi di masa depan.
Permasalahannya adalah, dengan jaringan yang begitu besar dan cakupan operasi yang demikian luas, diperlukan suatu manajemen operasi yang kapabel dan terintegrasi dengan baik, agar tujuan pelayanan kesehatan bagi masyarakat dapat tercapai dengan optimal. Dengan penggunaan sistem yang cerdas dan terkoordinir, suatu jaringan yang luasakan dapat berjalan seiring sejalan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Sistem Manajemen Klinik
Di bidang kesehatan, Teknologi Informasi( TI) juga bisa sangat membantu. Untuk kebutuhan operasional klinik atau rumah sakit misalnya, banyak urusan dapat dilancarkan dengan kehadiran TI. Sayangnya, penerapan TI secara luas di Indonesia agak terkendala oleh minimnya SDM dan infrastruktur yang ada.
Apotek Kimia Farma yang mayoritas memiliki dokter praktek inhouse, dengan sendirinya memiliki database dokter spesialis dan umum, serta database pasien yang tersebar di seluruh Indonesia. Pada saat ini apotek dengan layanan kefarmasian dan dokter inhouse dengan praktek kedokterannya seolah berjalan sendiri-sendiri dan hanya bersinggungan pada saat terjadi transaksi resep oleh pasien. Hal ini menyebabkan beberapa kasus dokter keluar dan membuka apotek sendiri hingga apotek yang selalu menerima akibatnya, istilah etimologinya: habis manis sepah dibuang, disamping makin mahalnya biaya kesehatan yang harus ditanggung masyarakat.
Guna mengantisipasi kejadian seperti dicontohkan di atas dan mencapai hasil yang lebih optimal dalam hal management store di apotek, maka diperlukan sinergi yang kuat antara apotek dan jaringan praktek dokter yang beberapa saat ini dikelola oleh klinik Kimia Farma.
A. Manajemen Klinik Kimia Farma
Manajemen Klinik adalah sistem manajemen di tingkat mikro pelayanan, yang merupakan bagian terkecil dari Sistem Kesehatan Masyarakat, yaitu:
1. Klinik Kimia Farma.
Merupakan unit pelayanan kesehatan yang saat ini ada pada sebagian besar Apotek Kimia Farma. Di masa depan, bentuk klinik semacam ini tidaklah cukup, baik secara intern untuk mengembangkan diri maupun dalam bersinergi dengan apotek lain.
2. Jaringan Klinik Kimia Farma.
Adalah sebuah Sistem Manajemen Klinik yang mengoptimalkan semua dokter praktek spesialis dan siapapun pasien di Apotek Kimia Farma.
Lebih lanjut, Jaringan Klinik Kimia Farma adalah layanan pemeliharaan kesehatan paripurna yang diperoleh pasien/peserta setelah melakukan kontribusi prabayar. Tujuan utama pembentukan jaringan ini adalah:
a. mempermudah pasien/peserta untuk berobat ke dokter spesialis di apotek Kimia Farma manapun sesuai penyakitnya;
b. dokter-dokter spesialis yang berpraktek di seluruh apotek Kimia Farma terhubung dalam sebuah sistem informasi;
c. setiap dokter spesialis memiliki jaminan adanya jumlah pasien sebagai peserta.
Pertama-tama perlu didefinisikan maksud kepesertaan dalam jaringan ini. Kepesertaan di sini adalah:
1. dapat bersifat perseorangan, yakni masyarakat umum yang mendaftarkan diri sebagai member Apotek Kimia Farma;
2. dapat berupa kelompok, yakni karyawan dari suatu perusahaan/instansi
Untuk menjamin terciptanya jaringan klinik yang terintegrasi dan dapat berjalan dangan lancar, diperlukan elemen-elemen yang saling bersinergi satu sama lain. Elemen-elemen tersebut adalah:
1. Divisi IT sebagai pembangun dan penyedia sistem informasi yang mencakup:
a. Kartu kepesertaan (member card) dan medical report;
b. Sistem pelayanan dan controlling;
c. Quality Insurance;
d. Sistem informasi yang terintegrasi dengan apotek;
e. Sistem manajemen keuangan dan pembayaran..
2. Konsolidasi yang kuat dari sektor Apotek dan TD, yang akan merupakan cara efektif untuk memperkenalkan PRODUK SUBSTITUSI di Apotek, dan jika digabungkan dengan insentif dana dari sistem ini akan mengakibatkan pengaruh besar terhadap PRODUCT SELECTION dan PRICING
B. Keunggulan dan Kelemahan Sistem Informasi Klinik
Untuk menginisiasi jaringan klinik yang akan dibentuk, diperlukan suatu sistem informasi yang memuat dan mampu me-manage database yang ada dan digunakan oleh klinik tersebut secara terpadu dan up-to-date.
Kunci sukses implementasi sistem informasi klinik diantaranya adalah memahami kebutuhan staf klinik dan mengerti strategi pengembangan sehingga mampu menjembatani adopsi dan pemanfaatan suatu teknologi baru (Hobbs, 2000). Penerapan komputerisasi klinik mungkin mudah bagi dokter yang berusia lebih muda. Tetapi bagaimana dengan para dokter senior yang telah terbiasa dan nyaman dengan sistem berbasis kertas. Hal ini tentu memerlukan perhatian tersendiri.
Suatu contoh kasus, dengan harapan mengurangi kesalahan medis, menekan biaya, dan meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan, beberapa pusat pelayanan kesehatan di Amerika Serikat mulai mengimplementasikan suatu sistem rekam medis elektronik.
Pengalaman Cedars-Sinai Medical Center, Los Angeles, California (Shabot, 2004) memberikan 10 pelajaran penting:
1. Kecepatan adalah segalanya.
Tidak peduli indahnya desain, fitur, saran, atau sistem peringatan (alerts) yang ada dalam suatu sistem, yang lebih penting adalah kecepatan (waktu respon). Dengan alasan inilah, tak heran jika masih banyak sistem yang dikembangkan dengan DOS (berbasis teks).
2. Para dokter (lebih sering) mengabaikan sistem peringatan.
Padahal sistem peringatan dapat mengurangi medical error, tetapi karena kebutuhan akan kecepatan akses lebih diutamakan, maka sistem peringatan dalam sistem informasi (misalnya peringatan akan adanya interaksi obat) cenderung diabaikan oleh dokter. Padahal sistem peringatan ini masih digunakan oleh kalangan farmasi.
3. Memberikan informasi saat dibutuhkan.
Dengan didukung sistem peringatan, informasi benar-benar disampaikan sesuai kebutuhan pengguna berupa pengingat singkat (reminder) tapi tetap menyertakan tautan (link) untuk informasi yang lebih lengkap.
4. Sesuai dengan alur kerja pengguna.
Para pengembang sebaiknya menyadari, kadang komputerisasi juga memperlambat proses. Jadi, sesuaikan dengan proses dan alur kerja yang ada. Sistem berbasis web Cedars-Sinai menampilkan data pasien terbaru dengan tautan ke laporan konsultasi, hasil radiologi, dan analisis gas rutin. Informasi dapat dioptimalisasi untuk menghemat waktu akses.
5. Respek terhadap otonomi dokter.
Di tengah kesibukannya sehari-hari, para dokter dihadapkan pada suatu sistem informasi klinik yang baru, dan kadang bertentangan dengan otonomi praktiknya. Hal ini sering terjadi pada para dokter senior yang berusia lanjut. Otonomi ini berhubungan dengan adanya sistem peringatan komputer jika terjadi interaksi obat. Hal ini juga dianggap menghambat proses dan membuang waktu. Peresepan manual berbasis kertas dianggap lebih baik. Tetapi semuanya harus dilakukan demi kebaikan pasien dan dokter.
6. Pengawasan implementasi secara nyata dan respon dilakukan dengan segera.
Tantangan terberat adalah manajemen perubahan pada manusianya. Implementasi sistem informasi klinik yang baru membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit. Biaya implementasi/pelatihan kadang lebih mahal dari harga perangkat keras dan lunak itu sendiri. Implementasi sebaiknya dituntaskan pada suatu unit, sambil mencari masukan untuk membentuk sistem baru menjadi lebih baik.
7. Hati-hati dengan konsekuensi yang tidak diharapkan.
Prosedural dedikasi yang ditanamkan pada suatu sistem kadang terlalu detil sehingga dapat melelahkan (terutama) para perawat. Konsekuensi ini baiknya disesuaikan dengan prosedur manual yang ada dan dibicarakan dengan tim dokter.
8. Waspada akan kekurangan proses jangka panjang yang belum teratasi.
Tidak semuanya dapat tergantikan oeh sistem. Saat proses registrasi memerlukan waktu tertentu sementara pasien harus segera diambil tindakan (masalah proses), dokter akan memesan perlengkapan medikasi dengan menggunakan nama sementara, tentu saja dengan tulisan tangan. Proses ini tidak tergantikan oleh komputer.
9. Jangan mengacaukan magic nursing glue.
Sebelum terkomputerisasi, para perawat sering membantu tugas dokter dengan melengkapi status pasien yang belum lengkap, sehingga memudahkan pasien untuk pindah tahap perawatan selanjutnya. Dengan komputerisasi, proses ini menjadi terlalu detil dan spesifik. Sistem informasi klinik dapat mengganggu peran perawat.
10. Kecepatan adalah segalanya.
Kembali, kecepatan adalah segalanya bagi pengguna klinik di tengah kesibukan masing-masing.
Manfaat Sistem Manajemen Klinik
Lepas dari segala kendala dan konsekuensi yang akan ditimbulkan, sistem manajemen klinik dapat memberikan manfaat kepada masyarakat secara umum:
1. Masyarakat terpenuhi kebutuhan kesehatannya dengan biaya ringan;
2.. Perusahaan memiliki karyawan yang terjamin kesehatannya dengan biaya efisien;
3. Dokter spesialis dan apotek dapat mengembangkan mutu dan memperoleh jasa lebih besar dengan makin terpeliharanya kesehatan konsumen;
4. Pemerintah memperoleh masyarakat sehat dengan biaya dari masyarakat sendiri hingga dapat memberi subsidi lebih untuk masyarakat miskin.
SIM
Sistem informasi adalah aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari suatu organisasi: operasi, instalasi, dan perawatan komputer, perangkat lunak, dan data. Sistem Informasi Manajemen adalah kunci dari bidang yang menekankan finansial dan personal manajemen. Sistem Informasi Penjualan adalah suatu sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai penjualan.
Definisi lainnya
* Sistem Informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan
* Sistem Informasi adalah satu Kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan.
* Sistem Informasi adalah Proses yang menjalankan fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk kepentingan tertentu; kebanyakan SI dikomputerisasi.
* Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien.
* Sistem informasi adalah kumpulan antara sub-sub sistem yang salaing berhubungan yang membentuk suatu komponen yang didalamnya mencakup input-proses-output yang berhubungan dengan pengolaan informasi (data yang telah dioleh sehingga lebih berguna bagi user)
* Suatu sistem informasi (SI) atau information system (IS) merupakan aransemen dari orang, data, proses-proses, dan antar-muka yang berinteraksi mendukung dan memperbaiki beberapa operasi sehari-hari dalam suatu bisnis termasuk mendukung memecahkan soal dan kebutuhan pembuat-keputusan manejemen dan para pengguna yang berpengalaman di bidangnya.
Tujuan Umum
* Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
* Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
* Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).
Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
* Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
* Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
* Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
Definisi lainnya
* Sistem Informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan
* Sistem Informasi adalah satu Kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan.
* Sistem Informasi adalah Proses yang menjalankan fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk kepentingan tertentu; kebanyakan SI dikomputerisasi.
* Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien.
* Sistem informasi adalah kumpulan antara sub-sub sistem yang salaing berhubungan yang membentuk suatu komponen yang didalamnya mencakup input-proses-output yang berhubungan dengan pengolaan informasi (data yang telah dioleh sehingga lebih berguna bagi user)
* Suatu sistem informasi (SI) atau information system (IS) merupakan aransemen dari orang, data, proses-proses, dan antar-muka yang berinteraksi mendukung dan memperbaiki beberapa operasi sehari-hari dalam suatu bisnis termasuk mendukung memecahkan soal dan kebutuhan pembuat-keputusan manejemen dan para pengguna yang berpengalaman di bidangnya.
Tujuan Umum
* Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
* Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
* Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).
Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
* Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
* Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
* Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
Sabtu, 02 Januari 2010
about SIM
Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.
Tujuan Umum
* Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
* Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
* Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).
Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
* Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
* Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
* Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi:
* Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.
* Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
* Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).
* Sistem informasi personalia (personnel information systems).
* Sistem informasi distribusi (distribution information systems).
* Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
* Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).
* Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
* Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).
* Sistem informasi analisis software
* Sistem informasi teknik (engineering information systems).
Tujuan Umum
* Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
* Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
* Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).
Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
* Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
* Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
* Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi:
* Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.
* Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
* Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).
* Sistem informasi personalia (personnel information systems).
* Sistem informasi distribusi (distribution information systems).
* Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
* Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).
* Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
* Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).
* Sistem informasi analisis software
* Sistem informasi teknik (engineering information systems).
Sistem Informasi Manajemen dalam RS
A. Latar Belakang
Dalam era globalisasi sekarang ini, rumah sakit dituntut untuk meningkatkan kinerja dan daya saing sebagai badan usaha dengan tidak mengurangi misi sosial yang dibawanya. Rumah sakit harus merumuskan kebijakan-kebijakan strategis antara lain efisiensi dari dalam (organisasi, manajemen, serta SDM) serta harus mampu secara cepat dan tepat mengambil keputusan untuk peningkatan pelayanan kepada masyarakat agar dapat menjadi organisasi yang responsif, inovatif, efektif, efisien dan menguntungkan.
Sistim Informasi Manajemen Rumah Sakit adalah sistem komputerisasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis layanan kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat
Sistim Informasi Manajemen (SIM) berbasis komputer merupakan sarana pendukung yang sangat penting – bahkan bisa dikatakan mutlak – untuk operasional rumah sakit
Berbagai pengalaman rumah sakit yang menggunakan sistim administrasi konvensional menunjukan banyaknya kehilangan kesempatan memperoleh laba akibat dari lemahnya koordinasi antar departemen maupun kurangnya dukungan informasi yang cepat, tepat, akurat, dan terintegrasi.
B. Beberapa Kasus
Pada sistim administrasi konvensional, pencatatan pendapatan perawatan dibuat pada saat pasien akan membayar tagihannya atau pada saat pasien akan keluar dari rumah sakit, bukan pada saat tindakan perawatan dilakukan. Pencatatan tersebut dilakukan oleh masing-masing bangsal/ruangan yang memungkinkan adanya unsur subyektifitas dimana seorang kepala ruangan berwenang untuk mengestimasi sendiri tingkat kemampuan pasien dan berapa tindakan perawatan ataupun obat-obatan yang tidak ditagihkan ke pasien. Kondisi pemberian potongan di masing-masing ruangan ini jelas akan menimbulkan akibat yang kurang baik, dimana pendapatan rumah sakit menjadi berkurang dan insentif untuk jasa medis dipotong secara sepihak yang pada akhirnya akan menimbulkan standar ganda perawatan.
C. Solusi
Dalam sistim informasi manajemen rumah sakit ini, fungsi dari bagian perawatan lebih dikonsentrasikan pada pelayanan perawatan/jasa medis secara profesional, fungsi penagihan dilakukan oleh bagian keuangan sedangkan pemberian potongan menjadi wewenang direksi.
Para tenaga medis tidak perlu memikirkan kemampuan finansial pasien dan tidak membeda-bedakan pelayanan kepada pasien karena tenaga medis akan diberi insentif yang sama untuk tindakan yang sama, tidak tergantung kepada siapa pelayanan medis tersebut diberikan. Pola tersebut terbukti mempengaruhi secara positif kinerja para tenaga medis yang pada akhirnya akan meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit secara keseluruhan.
Tindakan perawatan langsung dicatat pada komputer yang terintegrasi dengan bagian keuangan sehingga menutup kemungkinan terjadinya manipulasi data disaat pasien akan membayar biaya perawatan. Tanpa mengurangi misi sosial, pemberian diskon maupun subsidi perawatan pada dasarnya adalah pengurangan keuntungan rumah sakit dan hal ini adalah wewenang direksi yang melalui sistim informasi ini dapat secara cepat mengetahui posisi keuangan rumah sakit.
Contoh diatas merupakan sebagian dari kemampuan sistim informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) yang terintegrasi, disamping keuntungan lain seperti pencatatan medical record yang terintegrasi, kecepatan pelayanan administratif, sistim inventory control yang baik, fungsi financial yang tepat, serta pembuatan laporan-laporan baik keuangan, perawatan, dll secara cepat dan akurat.
D. Manfaat SIMRS :
a. Manfaat Umum
Memberikan nilai tambah dengan meningkatkan:
* Efisiensi
* Kemudahan
* Standard praktek kedokteran yang baik dan benar
* Dokumentasi yang Auditable dan Accountable
* Mendukung Pemasaran Jasa RS: Mutu, kecepatan, kenyamanan, kepastian, biaya, bahkan gengsi pelayanan
* Meningkatkan profesionalisme dan kinerja manajemen rumah sakit
* Mendukung koordinasi antar bagian dalam rumah sakit
* Meningkatkan akses dan pelayanan rumah sakit terhadap berbagai sumber daya, antara lain mitra usaha potensial seperi Pedagang Besar Farmasi, JAMSOSTEK, Instansi/Perusahaan pemberi jaminan karyawannya, ASKES, dll
* Meningkatkan profesionalisme manajemen rumah sakit:
1. Setiap unit akan bekerja sesuai fungsi, tanggung jawab dan wewenangnya;
a. Fungsi Pelayanan dan Informasi
b. Fungsi Perawatan (medical care)
c. Fungsi Penunjang/Supporting
d. Fungsi Administrasi dan Keuangan
e. Fungsi Pengawasan, dll
2. Mendukung kerja sama, keterkaitan dan koordinasi antar bagian / unit dalam rumah sakit.
Contoh:
1. Unit Registrasi dengan Unit RM dalam hal Petugas RM dapat mengetahui secara real time pasien yang mendaftar di bag Registrasi.
2. Unit Registrasi dengan Unit Rawat Jalan.
3. Koordinasi antara Unit Rawat Jalan / Rawat Inap dengan Unit Apotik/Farmasi dalam hal Resep Online dan informasi lainnya.
4. Koordinasi antara Unit Rawat Jalan / Rawat Inap dengan Unit Laboratorium, Radiologi, IBS, Gizi, Farmasi, dan Keuangan dan sebaliknya
* Meningkatkan pendapatan rumah sakit.
b. Manfaat Operasional
Kecepatan
Manfaat yang paling terasa ketika SIMRS tersebut selesai diimplementasikan adalah kecepatan penyelesaian pekerjaan-pekerjaan administrasi. Ketika dengan sistem manual pengerjaaan tagihan kepada mitra/pihak ke-3, misalnya, memakan waktu sampai 1 bulan sejak pasien selesai dilayani, dengan SIMRS hanya memakan waktu 1-2 hari saja. Kecepatan ini tentu saja membuat efektifitas kerja meningkat. Pada awal pemasangan SIM, ketika aliran kerja belum lancar, peningkatan kecepatan belum terlalu terasa. Namun ketika komitmen seluruh unit untuk tepat waktu memasukkan data dengan akurasi entri data yang tinggi dipenuhi, maka akan terasa sekali dampak dari SIMRS terhadap kecepatan kerja.
Akurasi
Hal lain yang juga terasa berubah adalah akurasi data, apabila dulu dengan sistem manual orang harus mencek satu demi satu transaksi, namun sekarang dengan SIMRS hal tersebut cukup dilakukan dengan membandingkan laporan antar unit yang dihasilkan oleh SIM. SIMRS juga dapat mencegah terjadinya duplikasi data untuk transaksi-transaksi tertentu. Misalnya, pasien yang sama diregistrasi 2 kali pada hari yang sama, maka SIMRS akan menolaknya, SIMRS juga akan memberikan peringatan jika tindakan yang sama untuk pasien yang sama dicatat 2 kali, hal ini menjaga agar user lebih teliti.
Integrasi
Hal lain yang juga terasa berpengaruh terhadap budaya kerja adalah integrasi data di setiap unit. Bila dengan sistem manual, data pasien harus dimasukkan di setiap unit, maka dengan SIMRS data tersebut cukup sekali dimasukkan di pendaftaran saja. Hal ini jelas mengurangi beban kerja adminstrasi dan menjamin konsistensi data. Ilustrasi pada awal makalah ini merupakan gambaran proses integrasi pada beberapa unit layanan di rumah sakit.
Peningkatan pelayanan
Pengaruh SIMRS yang dirasakan oleh pasien adalah semakin cepat dan akuratnya pelayanan. Sekarang pasien tidak perlu menunggu lama untuk menyelesaikan administrasinya, baik rawat inap ataupun rawat jalan. Hal yang sama juga dirasakan perusahaan pelanggan, dimana tagihan yang dikirim cukup akurat dan detil sehingga memudahkan analisa mereka.
Peningkatan Efisiensi
Bila sebelumnya, beban pekerjaan lebih ke arah klerikal, sekarang beban pekerjaan lebih ke arah analisa. Sebagai contoh, jika dahulu konsentrasi bagian penagihan adalah membuat tagihan, sekarang konsentrasinya lebih kepada umur tagihan itu sendiri. Selain itu, karena kecepatan dan akurasi data meningkat, maka waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan administrasi berkurang jauh, sehingga karyawan dapat lebih fokus pada pekerjaan utamanya.
Tanpa SIM, perawat harus memasukan data standar asuhan keperawatan secara berulang-ulang dan sangat memakan waktu, tetapi dengan SIM, perawat hanya tinggal memasukan data diagnosa penyakit pasien, dan komputer yang akan mencetak laporan SAK untuk ditanda-tangani perawat.
Kemudahan pelaporan
Pekerjaan pelaporan adalah pekerjaan yang menyita waktu namun sangat penting. Dengan adanya SIM, proses pelaporan hanya memakan waktu dalam hitungan menit sehingga kita dapat lebih konsentrasi untuk menganalisa laporan tersebut.
c. Manfaat Manajerial
Kecepatan mengambil keputusan
Dengan sistem manual, manajer seringkali mengambil keputusan berdasarkan informasi yang mungkin sudah tidak relevan lagi. Belum lagi jika yang dibutuhkan adalah trend berdasarkan selang waktu tertentu (harian/mingguan/dsb), ini mengakibatkan keputusan yang diambil belum tentu sesuai dengan kondisi nyata. Namun dengan SIM, informasi yang disajikan bersifat real time, bahkan kita dapat membuat tabulasi dari informasi tersebut sehingga informasi yang kita dapat sudah sangat spesifik sesuai dengan kebutuhan kita.
Hal ini tentu saja meningkatkan kualitas keputusan kita, di samping tentu saja berkurangnya waktu untuk mengambil keputusan.
Akurasi dan kecepatan Identifikasi masalah
Karena laporan-laporan yang dihasilkan SIMRS memberi gambaran dari hari ke hari mengenai kinerja rumah sakit, maka jika ada hal-hal yang tidak normal dapat segera kita ketahui. Hal ini membuat identifikasi potensi masalah dapat dilakukan lebih dini, sehingga tindakan pencegahan atau penanggulangannya dapat segera disusun.
Kemudahan penyusunan strategi
Sejalan dengan identifikasi masalah di atas, kita pun dapat menyusun strategi ke depan berdasarkan data populasi, bukan lagi statistik, karena SIMRS mampu memberikan data populasi dengan selang waktu tertentu, bahkan menyajikan kecenderungan datanya kepada kita. Ini tentu saja semakin menajamkan strategi yang kita susun.
d. Manfaat Organisasi
Budaya Kerja
Karena SIMRS ini mensyaratkan kedisiplinan dalam pemasukan data, baik ketepatan waktu maupun kebenaran data, maka budaya kerja yang sebelumnya menangguhkan hal-hal seperti itu, menjadi berubah.
Hal ini dapat terjadi karena integrasi SIMRS dengan seluruh unit layanan. Sebagai contoh, jika unit registrasi tidak memasukkan data pasien yang akan berobat, maka unit layanan tidak mungkin dapat memasukkan layanan kepada pasien tersebut, dan kasir pun tidak mungkin menerima pembayaran dari pasien tersebut. Katakanlah semua unit sepakat untuk menangguhkan pemasukan datanya, maka keesokan harinya, manajer akan melihat penurunan trend pasien atau melihat ada pasien-pasien yang menggantung. Ada juga pengalaman menarik yang kami temukan dalam implementasi SIMRS di suatu Rumah Sakit, karena dasar perhitungan imbalan jasa medik untuk dokter dan perawat dihitung berdasarkan data transaksi yang ada di SIM, maka dokter yang berkepentingan dengan data tersebut menjadi supervisor data yang dimasukkan tanpa diminta. Implikasinya adalah, sedikit sekali data yang salah dimasukkan.
Transparansi
SIMRS sebaiknya dirancang menganut kebijakan data terpusat, artinya data-data yang digunakan oleh seluruh rumah sakit berada di bawah satu kendali. Misalnya untuk data tarif tindakan, unit layanan tidak boleh dan tidak bisa memasukkan atau mengubah tarif yang ada, data yang mereka masukkan hanya layanan yang diberikan kepada pasien sehingga manipulasi tarif tidak dimungkinkan. Hal lain lagi, pendapatan setiap unit layanan terlihat dari laporan harian yang selalu dilaporkan kepada direktur. Dengan demikian setiap orang dapat melihat jalannya proses transaksi di rumah sakit dan secara tidak langsung juga turut mengawasi proses tersebut.
Koordinasi antar unit (Team working)
Karena seringkali data yang digunakan oleh unit layanan tertentu adalah milik unit layanan yang lain, misalnya kode perusahaan pelanggan adalah milik keuangan yang digunakan secara intensif oleh medrec, maka ketika terjadi perubahan terhadap data tersebut, unit yang bersangkutan akan mengkoordinasikannya dengan unit yang terpengaruh. Apabila hal ini tidak dilakukan maka dengan sendirinya akan terjadi kekacauan data referensi.
Pemahaman sistem
Apabila dulu dengan sistem manual, sedikit sekali personel yang mengetahui atau perduli dengan proses yang terjadi di unit lain, maka dengan adanya SIMRS hal tersebut terjadi dengan sendirinya. Ini karena seringkali untuk memahami aliran data sampai datang kepada unitnya, melibatkan berbagai unit lain. Ketika terjadi kesalahan setiap user berusaha mencari tempat terjadinya kesalahan tersebut agar bukan unitnya yang disalahkan. Efeknya adalah mereka menjadi paham bagaimana sistem di rumah sakit tersebut bekerja.
Mengurangi biaya administrasi
Seringkali orang menyatakan bahwa dengan adanya komputerisasi biaya administrasi meningkat. Padahal dalam jangka panjang yang terjadi adalah sebaliknya, jika dengan sistem manual kita harus membuat laporan lebih dulu di atas kertas, baru kemudian dianalisa, maka dengan SIMRS analisa cukup dilakukan di layar komputer, dan jika sudah benar baru datanya dicetak. Hal ini menjadi penghematan yang cukup signifikan dalam jangka panjang.
Implementasi SIMRS tentunya tidak dapat berjalan dengan baik tanpa dukungan semua pihak yang terkait serta political will dari pimpinan rumah sakit maupun pemilik RS / Pemerintah.
Apabila pekerjaan pengembangan SIMRS tersebut akan diserahkan kepada konsultan, maka kewajiban dan tanggung-jawab konsultan sebagai mitra kerja RS adalah harus secara profesional memberikan data dan analisa yang obyektif dan berupaya maksimal untuk keberhasilan implementasi SIMRS.
Dalam era globalisasi sekarang ini, rumah sakit dituntut untuk meningkatkan kinerja dan daya saing sebagai badan usaha dengan tidak mengurangi misi sosial yang dibawanya. Rumah sakit harus merumuskan kebijakan-kebijakan strategis antara lain efisiensi dari dalam (organisasi, manajemen, serta SDM) serta harus mampu secara cepat dan tepat mengambil keputusan untuk peningkatan pelayanan kepada masyarakat agar dapat menjadi organisasi yang responsif, inovatif, efektif, efisien dan menguntungkan.
Sistim Informasi Manajemen Rumah Sakit adalah sistem komputerisasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis layanan kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat
Sistim Informasi Manajemen (SIM) berbasis komputer merupakan sarana pendukung yang sangat penting – bahkan bisa dikatakan mutlak – untuk operasional rumah sakit
Berbagai pengalaman rumah sakit yang menggunakan sistim administrasi konvensional menunjukan banyaknya kehilangan kesempatan memperoleh laba akibat dari lemahnya koordinasi antar departemen maupun kurangnya dukungan informasi yang cepat, tepat, akurat, dan terintegrasi.
B. Beberapa Kasus
Pada sistim administrasi konvensional, pencatatan pendapatan perawatan dibuat pada saat pasien akan membayar tagihannya atau pada saat pasien akan keluar dari rumah sakit, bukan pada saat tindakan perawatan dilakukan. Pencatatan tersebut dilakukan oleh masing-masing bangsal/ruangan yang memungkinkan adanya unsur subyektifitas dimana seorang kepala ruangan berwenang untuk mengestimasi sendiri tingkat kemampuan pasien dan berapa tindakan perawatan ataupun obat-obatan yang tidak ditagihkan ke pasien. Kondisi pemberian potongan di masing-masing ruangan ini jelas akan menimbulkan akibat yang kurang baik, dimana pendapatan rumah sakit menjadi berkurang dan insentif untuk jasa medis dipotong secara sepihak yang pada akhirnya akan menimbulkan standar ganda perawatan.
C. Solusi
Dalam sistim informasi manajemen rumah sakit ini, fungsi dari bagian perawatan lebih dikonsentrasikan pada pelayanan perawatan/jasa medis secara profesional, fungsi penagihan dilakukan oleh bagian keuangan sedangkan pemberian potongan menjadi wewenang direksi.
Para tenaga medis tidak perlu memikirkan kemampuan finansial pasien dan tidak membeda-bedakan pelayanan kepada pasien karena tenaga medis akan diberi insentif yang sama untuk tindakan yang sama, tidak tergantung kepada siapa pelayanan medis tersebut diberikan. Pola tersebut terbukti mempengaruhi secara positif kinerja para tenaga medis yang pada akhirnya akan meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit secara keseluruhan.
Tindakan perawatan langsung dicatat pada komputer yang terintegrasi dengan bagian keuangan sehingga menutup kemungkinan terjadinya manipulasi data disaat pasien akan membayar biaya perawatan. Tanpa mengurangi misi sosial, pemberian diskon maupun subsidi perawatan pada dasarnya adalah pengurangan keuntungan rumah sakit dan hal ini adalah wewenang direksi yang melalui sistim informasi ini dapat secara cepat mengetahui posisi keuangan rumah sakit.
Contoh diatas merupakan sebagian dari kemampuan sistim informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) yang terintegrasi, disamping keuntungan lain seperti pencatatan medical record yang terintegrasi, kecepatan pelayanan administratif, sistim inventory control yang baik, fungsi financial yang tepat, serta pembuatan laporan-laporan baik keuangan, perawatan, dll secara cepat dan akurat.
D. Manfaat SIMRS :
a. Manfaat Umum
Memberikan nilai tambah dengan meningkatkan:
* Efisiensi
* Kemudahan
* Standard praktek kedokteran yang baik dan benar
* Dokumentasi yang Auditable dan Accountable
* Mendukung Pemasaran Jasa RS: Mutu, kecepatan, kenyamanan, kepastian, biaya, bahkan gengsi pelayanan
* Meningkatkan profesionalisme dan kinerja manajemen rumah sakit
* Mendukung koordinasi antar bagian dalam rumah sakit
* Meningkatkan akses dan pelayanan rumah sakit terhadap berbagai sumber daya, antara lain mitra usaha potensial seperi Pedagang Besar Farmasi, JAMSOSTEK, Instansi/Perusahaan pemberi jaminan karyawannya, ASKES, dll
* Meningkatkan profesionalisme manajemen rumah sakit:
1. Setiap unit akan bekerja sesuai fungsi, tanggung jawab dan wewenangnya;
a. Fungsi Pelayanan dan Informasi
b. Fungsi Perawatan (medical care)
c. Fungsi Penunjang/Supporting
d. Fungsi Administrasi dan Keuangan
e. Fungsi Pengawasan, dll
2. Mendukung kerja sama, keterkaitan dan koordinasi antar bagian / unit dalam rumah sakit.
Contoh:
1. Unit Registrasi dengan Unit RM dalam hal Petugas RM dapat mengetahui secara real time pasien yang mendaftar di bag Registrasi.
2. Unit Registrasi dengan Unit Rawat Jalan.
3. Koordinasi antara Unit Rawat Jalan / Rawat Inap dengan Unit Apotik/Farmasi dalam hal Resep Online dan informasi lainnya.
4. Koordinasi antara Unit Rawat Jalan / Rawat Inap dengan Unit Laboratorium, Radiologi, IBS, Gizi, Farmasi, dan Keuangan dan sebaliknya
* Meningkatkan pendapatan rumah sakit.
b. Manfaat Operasional
Kecepatan
Manfaat yang paling terasa ketika SIMRS tersebut selesai diimplementasikan adalah kecepatan penyelesaian pekerjaan-pekerjaan administrasi. Ketika dengan sistem manual pengerjaaan tagihan kepada mitra/pihak ke-3, misalnya, memakan waktu sampai 1 bulan sejak pasien selesai dilayani, dengan SIMRS hanya memakan waktu 1-2 hari saja. Kecepatan ini tentu saja membuat efektifitas kerja meningkat. Pada awal pemasangan SIM, ketika aliran kerja belum lancar, peningkatan kecepatan belum terlalu terasa. Namun ketika komitmen seluruh unit untuk tepat waktu memasukkan data dengan akurasi entri data yang tinggi dipenuhi, maka akan terasa sekali dampak dari SIMRS terhadap kecepatan kerja.
Akurasi
Hal lain yang juga terasa berubah adalah akurasi data, apabila dulu dengan sistem manual orang harus mencek satu demi satu transaksi, namun sekarang dengan SIMRS hal tersebut cukup dilakukan dengan membandingkan laporan antar unit yang dihasilkan oleh SIM. SIMRS juga dapat mencegah terjadinya duplikasi data untuk transaksi-transaksi tertentu. Misalnya, pasien yang sama diregistrasi 2 kali pada hari yang sama, maka SIMRS akan menolaknya, SIMRS juga akan memberikan peringatan jika tindakan yang sama untuk pasien yang sama dicatat 2 kali, hal ini menjaga agar user lebih teliti.
Integrasi
Hal lain yang juga terasa berpengaruh terhadap budaya kerja adalah integrasi data di setiap unit. Bila dengan sistem manual, data pasien harus dimasukkan di setiap unit, maka dengan SIMRS data tersebut cukup sekali dimasukkan di pendaftaran saja. Hal ini jelas mengurangi beban kerja adminstrasi dan menjamin konsistensi data. Ilustrasi pada awal makalah ini merupakan gambaran proses integrasi pada beberapa unit layanan di rumah sakit.
Peningkatan pelayanan
Pengaruh SIMRS yang dirasakan oleh pasien adalah semakin cepat dan akuratnya pelayanan. Sekarang pasien tidak perlu menunggu lama untuk menyelesaikan administrasinya, baik rawat inap ataupun rawat jalan. Hal yang sama juga dirasakan perusahaan pelanggan, dimana tagihan yang dikirim cukup akurat dan detil sehingga memudahkan analisa mereka.
Peningkatan Efisiensi
Bila sebelumnya, beban pekerjaan lebih ke arah klerikal, sekarang beban pekerjaan lebih ke arah analisa. Sebagai contoh, jika dahulu konsentrasi bagian penagihan adalah membuat tagihan, sekarang konsentrasinya lebih kepada umur tagihan itu sendiri. Selain itu, karena kecepatan dan akurasi data meningkat, maka waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan administrasi berkurang jauh, sehingga karyawan dapat lebih fokus pada pekerjaan utamanya.
Tanpa SIM, perawat harus memasukan data standar asuhan keperawatan secara berulang-ulang dan sangat memakan waktu, tetapi dengan SIM, perawat hanya tinggal memasukan data diagnosa penyakit pasien, dan komputer yang akan mencetak laporan SAK untuk ditanda-tangani perawat.
Kemudahan pelaporan
Pekerjaan pelaporan adalah pekerjaan yang menyita waktu namun sangat penting. Dengan adanya SIM, proses pelaporan hanya memakan waktu dalam hitungan menit sehingga kita dapat lebih konsentrasi untuk menganalisa laporan tersebut.
c. Manfaat Manajerial
Kecepatan mengambil keputusan
Dengan sistem manual, manajer seringkali mengambil keputusan berdasarkan informasi yang mungkin sudah tidak relevan lagi. Belum lagi jika yang dibutuhkan adalah trend berdasarkan selang waktu tertentu (harian/mingguan/dsb), ini mengakibatkan keputusan yang diambil belum tentu sesuai dengan kondisi nyata. Namun dengan SIM, informasi yang disajikan bersifat real time, bahkan kita dapat membuat tabulasi dari informasi tersebut sehingga informasi yang kita dapat sudah sangat spesifik sesuai dengan kebutuhan kita.
Hal ini tentu saja meningkatkan kualitas keputusan kita, di samping tentu saja berkurangnya waktu untuk mengambil keputusan.
Akurasi dan kecepatan Identifikasi masalah
Karena laporan-laporan yang dihasilkan SIMRS memberi gambaran dari hari ke hari mengenai kinerja rumah sakit, maka jika ada hal-hal yang tidak normal dapat segera kita ketahui. Hal ini membuat identifikasi potensi masalah dapat dilakukan lebih dini, sehingga tindakan pencegahan atau penanggulangannya dapat segera disusun.
Kemudahan penyusunan strategi
Sejalan dengan identifikasi masalah di atas, kita pun dapat menyusun strategi ke depan berdasarkan data populasi, bukan lagi statistik, karena SIMRS mampu memberikan data populasi dengan selang waktu tertentu, bahkan menyajikan kecenderungan datanya kepada kita. Ini tentu saja semakin menajamkan strategi yang kita susun.
d. Manfaat Organisasi
Budaya Kerja
Karena SIMRS ini mensyaratkan kedisiplinan dalam pemasukan data, baik ketepatan waktu maupun kebenaran data, maka budaya kerja yang sebelumnya menangguhkan hal-hal seperti itu, menjadi berubah.
Hal ini dapat terjadi karena integrasi SIMRS dengan seluruh unit layanan. Sebagai contoh, jika unit registrasi tidak memasukkan data pasien yang akan berobat, maka unit layanan tidak mungkin dapat memasukkan layanan kepada pasien tersebut, dan kasir pun tidak mungkin menerima pembayaran dari pasien tersebut. Katakanlah semua unit sepakat untuk menangguhkan pemasukan datanya, maka keesokan harinya, manajer akan melihat penurunan trend pasien atau melihat ada pasien-pasien yang menggantung. Ada juga pengalaman menarik yang kami temukan dalam implementasi SIMRS di suatu Rumah Sakit, karena dasar perhitungan imbalan jasa medik untuk dokter dan perawat dihitung berdasarkan data transaksi yang ada di SIM, maka dokter yang berkepentingan dengan data tersebut menjadi supervisor data yang dimasukkan tanpa diminta. Implikasinya adalah, sedikit sekali data yang salah dimasukkan.
Transparansi
SIMRS sebaiknya dirancang menganut kebijakan data terpusat, artinya data-data yang digunakan oleh seluruh rumah sakit berada di bawah satu kendali. Misalnya untuk data tarif tindakan, unit layanan tidak boleh dan tidak bisa memasukkan atau mengubah tarif yang ada, data yang mereka masukkan hanya layanan yang diberikan kepada pasien sehingga manipulasi tarif tidak dimungkinkan. Hal lain lagi, pendapatan setiap unit layanan terlihat dari laporan harian yang selalu dilaporkan kepada direktur. Dengan demikian setiap orang dapat melihat jalannya proses transaksi di rumah sakit dan secara tidak langsung juga turut mengawasi proses tersebut.
Koordinasi antar unit (Team working)
Karena seringkali data yang digunakan oleh unit layanan tertentu adalah milik unit layanan yang lain, misalnya kode perusahaan pelanggan adalah milik keuangan yang digunakan secara intensif oleh medrec, maka ketika terjadi perubahan terhadap data tersebut, unit yang bersangkutan akan mengkoordinasikannya dengan unit yang terpengaruh. Apabila hal ini tidak dilakukan maka dengan sendirinya akan terjadi kekacauan data referensi.
Pemahaman sistem
Apabila dulu dengan sistem manual, sedikit sekali personel yang mengetahui atau perduli dengan proses yang terjadi di unit lain, maka dengan adanya SIMRS hal tersebut terjadi dengan sendirinya. Ini karena seringkali untuk memahami aliran data sampai datang kepada unitnya, melibatkan berbagai unit lain. Ketika terjadi kesalahan setiap user berusaha mencari tempat terjadinya kesalahan tersebut agar bukan unitnya yang disalahkan. Efeknya adalah mereka menjadi paham bagaimana sistem di rumah sakit tersebut bekerja.
Mengurangi biaya administrasi
Seringkali orang menyatakan bahwa dengan adanya komputerisasi biaya administrasi meningkat. Padahal dalam jangka panjang yang terjadi adalah sebaliknya, jika dengan sistem manual kita harus membuat laporan lebih dulu di atas kertas, baru kemudian dianalisa, maka dengan SIMRS analisa cukup dilakukan di layar komputer, dan jika sudah benar baru datanya dicetak. Hal ini menjadi penghematan yang cukup signifikan dalam jangka panjang.
Implementasi SIMRS tentunya tidak dapat berjalan dengan baik tanpa dukungan semua pihak yang terkait serta political will dari pimpinan rumah sakit maupun pemilik RS / Pemerintah.
Apabila pekerjaan pengembangan SIMRS tersebut akan diserahkan kepada konsultan, maka kewajiban dan tanggung-jawab konsultan sebagai mitra kerja RS adalah harus secara profesional memberikan data dan analisa yang obyektif dan berupaya maksimal untuk keberhasilan implementasi SIMRS.
KONSEP SIM
Sistem informasi manajemen (SIM) bukan sistem informasi keseluruhan, karena tidak semua informasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis. Aspek utama dari sistem informasi akan selalu ada di luar sistem komputer.
Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena :
1. Kurang organisasi yang wajar
2. Kurangnya perencanaan yang memadai
3. Kurang personil yang handal
4. Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.
SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.
Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang.
Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan SIM : SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama.
Tujuan sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.
A.DEFINISI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
Perancangan, penerapan dan pengoperasian SIM adalah mahal dan sulit. Upaya ini dan biaya yang diperlukan harus ditimbang-timbang. Ada beberapa faktor yang membuat SIM menjadi semakin diperlukan, antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin rumit. Salah satu alasan dari kerumitan ini adalah semakin meningkatnya dengan muncunya peraturan dari pemerintah.
Lingkungan bisnis bukan hanya rumit tetapi juga dinamis. Oleh sebab itu manajer harus membuat keputusan dengan cepat terutama dengan munculnya masalah manajemen dengan munculnya pemecahan yang memadai.
B.UNSUR-UNSUR SISTEM INFORMASI SEDERHANA
Semua sistem informasi mempunyai tiga kegiatan utama, yaitu menerima data sebagai masukan (input), kemudian memprosesnya dengan melakukan penghitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran dan lain-lain, akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya (output).
DATA : fakta-fakta atau sesuatu yang dianggap (belum mempunyai arti)
INFORMASI : data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.
Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, non-komputer atau kombinasi keduanya.
C.SISTEM INFORMASI UNTUK MANAJER
Informasi yang diberikan kepada manajer digunakan untuk mengendalikan operasi, strategi, perencanaan jangka panjang & pendek, pengendalian manajemen dan pemecahan masalah khusus.
Dalam sistem yang dikomputerisasikan, program secara terus-menerus memantau transaksi pemasukan yang diproses atau yang baru di proses guna pengindetifikasian dan secara otomatis melaporkan lingkungan perkecualian yang memperoleh perhatian manajemen.
Semakin tinggi lapisan manajemen akan semakin cenderung menggunakan informasi yang berasal dari luar untuk tujuan pengendalian manajemen. Perbandingan kinerja organisasi dengan statistika ringkasan dari pesaing atau industri rata-rata jelas sangat penting artinya.
D. SISTEM INFORMASI INTELIJEN
Sistem informasi intelijen secara otomatis bertugas mencari dan menganalisis informasi tentang lingkungan sosial, politik, hukum, peraturan perundangan dan ekonomi dari satu atau lebih negara disamping juga tentang kesehatan dan prospek masa depan industri dimana perusahaan bersangkutan merupakan bagian didalamnya serta juga tentang pesaingnya.
Sistem informasi intelijen akan memberikan informasi perencanaan yang para manajer tidak menerima dari sumber lain.
Sumber informasi intelijen :
1. Lembaga pemerintah.
2. Asosiasi perdagangan industri
3. Perusahaan riset pasar swasta
4. Media massa
5. Kajian khusus yang dilakukan organisasi
Informasi yang diperoleh akan digunakan untuk memahami strategi pesaing, pergeseran halus dalam selera konsumen.
Unsur pokok dalam informasi intelijen :
1. Profil keperluan informasi dari manajer
2. Sistem penggalian informasi manajemen
3. Sistem pengkodean dan penyimpanan.
4. Sistem analisis data
5. Kajian khusus
6. Sistem pelaporan
7. Pedoman penghapusan data.
Sistem intelijen dapat memberikan banyak keuntungan bagi suatu perusahaan atau lembaga. Sekarang ini tidak hanya perusahaan besar yang memiliki sistem intelijen banyak perusahaan kecil yang juga mempunyai.
E.INTEGRASI SISTEM INFORMASI
Integrasi : adanya saling keterkaitan antar sub sistem sehingga data dari satu sistem secara rutin dapat melintas, menuju atau diambil oleh satu atau lebih sistem yang lain.
Pengintegrasian sistem informasi merupakan salah satu konsep kunci dari SIM. Berbagai sistem dapat saling berhubungan satu sama lain dengan berbagai cara yang sesuai keperluannya.
Integrasi sistem informasi dapat bersifat hirarkis yaitu pada tingkat transaksi akan memberikan masukan data kepada sistem tingkat manajerial atau sering pula dalam arah sebaliknya. Interaksi hirarkis adalah paling banyak diidentifikasikan dan diitegrasikan karena manajer mengetahui bahwa informasi harus diringkaskan menurut jalur hirarki disamping sistem yang bersangkutan ada di bawah satu garis komando dan karena manajer dalam bidang fungsional akan lebih banyak mengetahui data apa yang ada dalam sistemnya.
Keuntungan dari integrasi :
1. Membaiknya arus informasi di dalam sebuah organisasi.
2. Mendorong manajer untuk membagikan informasi yang dihasilkan oleh departemennya agar secara rutin mengalir ke sistem yang lain yang memerlukan.
F.EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
A. Fokus awal pada data
Selama paruh pertama abad 20, perusahaan pada umumnya mengabaikan kebutuha n informasi para manajer. Pada fase ini penggunaan komputer hanya terbatas pada aplikasi akuntansi.
Nama aplikasi akuntasnsi berbasis komputer pada awalnya adalah pengolahan data elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) .
B. Fokus baru pada informasi
Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera diterima oleh perusahaan besar.
C. Fokus revisi pada pendukung keputusan.
Sistem pendukung keputusan (Decision support system)
= sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer.
Manajer tsb. Berada di bagian manapun dalam organisasi pada tingkat manapun dan dalam area bisnis apapun. DSS dimaksudkan untuk mendukung kerja satu manajer secara khusus.
Spesifikasi DSS :
1. Berfokus pada proses keputusan daripada proses transaksi
2. Dirancang dengan mudah, sederhana, dapat diterapkan dengan cepat dan mudah diubah.
3. Dirancang dan dioperasikan oleh manajer
4. Mampu memberikan informasi yang berguna bagi analisis kegiatan manajerial.
5. Berkaitan dengan hanya bagian kecil dari masalah besar
6. Memiliki logika yang serupa dengan cara manajer menganilis situasi yang sama.
7. Memiliki basis data berisi informasi yang disarikan dari file dan informasi lain organisasi yang berasal dari lingkungan eksternal.
8. Memungkinkan manajer untuk menguji hasil yang mungkin dari serangkaian alternatif.
D. Fokus pada Komunikasi
Pada waktu DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada otomatisasi kantor (office automation/OA) OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik.
OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile transmission.
E. Fokus potensial pada konsultasi
Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).
G.KEMAMPUAN SEBUAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan kemampuan komputer.
SIM secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin penjumlah atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem informasi komputer dapat memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Dan kemampuan ini telah merevolusikan proses manajemen yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang telah ada. Beberapa kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer :
1. Pemrosesan data batch
2. Pemrosesan data tunggal
3. Pemrosesan on-line, real time
4. Komunikasi data dan switching pesan
5. Pemasukan data jarak jauh dan up date file
6. Pencarian records dan analisis
7. Pencarian file
8. Algoritme dan model keputusan
9. Otomatisasi kantor.
H.KEMAMPUAN PELAPORAN
Semua sistem informasi memiliki kemampuan pelaporan dan laporan harus dirancang agar sesuai dengan bentuk tertentu.
Prinsip pelaporan :
1. Laporan harus menonjolkan informasi terpenting
2. Harus seringkas mungkin
3. Harus disediakan dukungan
4. Sistem pelaporan manajemen biasanya dalam transisi
5. Setiap laporan harus berformat keputusan
6. Terstruktur untuk melaporkan suatu kinerja
Jenis-jenis laporan :
1. Laporan periodik
Laporan yang secara rutin dikerjakan
2. Laporan indikator kunci
Merupakan variasi laporan periodik, laporan ini secara khusus memberikan beberapa statistik kritis kegiatan operasi harian kepada manajer.
3. Laporan siap panggil
Jenis laporan yang ditetapkan oleh manajer agar tersedia sebelum berakhirnya satu periode, mungkin karena masalah operasi yang tidak diharapkan atau adanya ancaman.
4. Laporan khusus
Laporan ini sering disebut juga laporan ad-hoc adalah jenis laporan lain dari jenois laporan tidak terjadwal yang dapat diminta oleh manajer.
5. Laporan perkecualian
Yaitu laporan yang berisi hanya informasi yang dibutuhkan oleh manajer.
I.INTERFACE ANTARA MANAJER DAN MESIN.
= titik kontak dimana sistem komputer memberikan informasi kepada manajer atau dimana manajer memberikan data kepada sistem komputer.
Bentuk komunikasi antara manajer dan komputer :
1. Pengembangan program komputer
2. Dialog atau menyelami file
3. Mengakses data
4. Memasukkan input.
Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena :
1. Kurang organisasi yang wajar
2. Kurangnya perencanaan yang memadai
3. Kurang personil yang handal
4. Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.
SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.
Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang.
Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan SIM : SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama.
Tujuan sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.
A.DEFINISI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
Perancangan, penerapan dan pengoperasian SIM adalah mahal dan sulit. Upaya ini dan biaya yang diperlukan harus ditimbang-timbang. Ada beberapa faktor yang membuat SIM menjadi semakin diperlukan, antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin rumit. Salah satu alasan dari kerumitan ini adalah semakin meningkatnya dengan muncunya peraturan dari pemerintah.
Lingkungan bisnis bukan hanya rumit tetapi juga dinamis. Oleh sebab itu manajer harus membuat keputusan dengan cepat terutama dengan munculnya masalah manajemen dengan munculnya pemecahan yang memadai.
B.UNSUR-UNSUR SISTEM INFORMASI SEDERHANA
Semua sistem informasi mempunyai tiga kegiatan utama, yaitu menerima data sebagai masukan (input), kemudian memprosesnya dengan melakukan penghitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran dan lain-lain, akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya (output).
DATA : fakta-fakta atau sesuatu yang dianggap (belum mempunyai arti)
INFORMASI : data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.
Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, non-komputer atau kombinasi keduanya.
C.SISTEM INFORMASI UNTUK MANAJER
Informasi yang diberikan kepada manajer digunakan untuk mengendalikan operasi, strategi, perencanaan jangka panjang & pendek, pengendalian manajemen dan pemecahan masalah khusus.
Dalam sistem yang dikomputerisasikan, program secara terus-menerus memantau transaksi pemasukan yang diproses atau yang baru di proses guna pengindetifikasian dan secara otomatis melaporkan lingkungan perkecualian yang memperoleh perhatian manajemen.
Semakin tinggi lapisan manajemen akan semakin cenderung menggunakan informasi yang berasal dari luar untuk tujuan pengendalian manajemen. Perbandingan kinerja organisasi dengan statistika ringkasan dari pesaing atau industri rata-rata jelas sangat penting artinya.
D. SISTEM INFORMASI INTELIJEN
Sistem informasi intelijen secara otomatis bertugas mencari dan menganalisis informasi tentang lingkungan sosial, politik, hukum, peraturan perundangan dan ekonomi dari satu atau lebih negara disamping juga tentang kesehatan dan prospek masa depan industri dimana perusahaan bersangkutan merupakan bagian didalamnya serta juga tentang pesaingnya.
Sistem informasi intelijen akan memberikan informasi perencanaan yang para manajer tidak menerima dari sumber lain.
Sumber informasi intelijen :
1. Lembaga pemerintah.
2. Asosiasi perdagangan industri
3. Perusahaan riset pasar swasta
4. Media massa
5. Kajian khusus yang dilakukan organisasi
Informasi yang diperoleh akan digunakan untuk memahami strategi pesaing, pergeseran halus dalam selera konsumen.
Unsur pokok dalam informasi intelijen :
1. Profil keperluan informasi dari manajer
2. Sistem penggalian informasi manajemen
3. Sistem pengkodean dan penyimpanan.
4. Sistem analisis data
5. Kajian khusus
6. Sistem pelaporan
7. Pedoman penghapusan data.
Sistem intelijen dapat memberikan banyak keuntungan bagi suatu perusahaan atau lembaga. Sekarang ini tidak hanya perusahaan besar yang memiliki sistem intelijen banyak perusahaan kecil yang juga mempunyai.
E.INTEGRASI SISTEM INFORMASI
Integrasi : adanya saling keterkaitan antar sub sistem sehingga data dari satu sistem secara rutin dapat melintas, menuju atau diambil oleh satu atau lebih sistem yang lain.
Pengintegrasian sistem informasi merupakan salah satu konsep kunci dari SIM. Berbagai sistem dapat saling berhubungan satu sama lain dengan berbagai cara yang sesuai keperluannya.
Integrasi sistem informasi dapat bersifat hirarkis yaitu pada tingkat transaksi akan memberikan masukan data kepada sistem tingkat manajerial atau sering pula dalam arah sebaliknya. Interaksi hirarkis adalah paling banyak diidentifikasikan dan diitegrasikan karena manajer mengetahui bahwa informasi harus diringkaskan menurut jalur hirarki disamping sistem yang bersangkutan ada di bawah satu garis komando dan karena manajer dalam bidang fungsional akan lebih banyak mengetahui data apa yang ada dalam sistemnya.
Keuntungan dari integrasi :
1. Membaiknya arus informasi di dalam sebuah organisasi.
2. Mendorong manajer untuk membagikan informasi yang dihasilkan oleh departemennya agar secara rutin mengalir ke sistem yang lain yang memerlukan.
F.EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
A. Fokus awal pada data
Selama paruh pertama abad 20, perusahaan pada umumnya mengabaikan kebutuha n informasi para manajer. Pada fase ini penggunaan komputer hanya terbatas pada aplikasi akuntansi.
Nama aplikasi akuntasnsi berbasis komputer pada awalnya adalah pengolahan data elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) .
B. Fokus baru pada informasi
Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera diterima oleh perusahaan besar.
C. Fokus revisi pada pendukung keputusan.
Sistem pendukung keputusan (Decision support system)
= sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer.
Manajer tsb. Berada di bagian manapun dalam organisasi pada tingkat manapun dan dalam area bisnis apapun. DSS dimaksudkan untuk mendukung kerja satu manajer secara khusus.
Spesifikasi DSS :
1. Berfokus pada proses keputusan daripada proses transaksi
2. Dirancang dengan mudah, sederhana, dapat diterapkan dengan cepat dan mudah diubah.
3. Dirancang dan dioperasikan oleh manajer
4. Mampu memberikan informasi yang berguna bagi analisis kegiatan manajerial.
5. Berkaitan dengan hanya bagian kecil dari masalah besar
6. Memiliki logika yang serupa dengan cara manajer menganilis situasi yang sama.
7. Memiliki basis data berisi informasi yang disarikan dari file dan informasi lain organisasi yang berasal dari lingkungan eksternal.
8. Memungkinkan manajer untuk menguji hasil yang mungkin dari serangkaian alternatif.
D. Fokus pada Komunikasi
Pada waktu DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada otomatisasi kantor (office automation/OA) OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik.
OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile transmission.
E. Fokus potensial pada konsultasi
Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).
G.KEMAMPUAN SEBUAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan kemampuan komputer.
SIM secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin penjumlah atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem informasi komputer dapat memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Dan kemampuan ini telah merevolusikan proses manajemen yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang telah ada. Beberapa kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer :
1. Pemrosesan data batch
2. Pemrosesan data tunggal
3. Pemrosesan on-line, real time
4. Komunikasi data dan switching pesan
5. Pemasukan data jarak jauh dan up date file
6. Pencarian records dan analisis
7. Pencarian file
8. Algoritme dan model keputusan
9. Otomatisasi kantor.
H.KEMAMPUAN PELAPORAN
Semua sistem informasi memiliki kemampuan pelaporan dan laporan harus dirancang agar sesuai dengan bentuk tertentu.
Prinsip pelaporan :
1. Laporan harus menonjolkan informasi terpenting
2. Harus seringkas mungkin
3. Harus disediakan dukungan
4. Sistem pelaporan manajemen biasanya dalam transisi
5. Setiap laporan harus berformat keputusan
6. Terstruktur untuk melaporkan suatu kinerja
Jenis-jenis laporan :
1. Laporan periodik
Laporan yang secara rutin dikerjakan
2. Laporan indikator kunci
Merupakan variasi laporan periodik, laporan ini secara khusus memberikan beberapa statistik kritis kegiatan operasi harian kepada manajer.
3. Laporan siap panggil
Jenis laporan yang ditetapkan oleh manajer agar tersedia sebelum berakhirnya satu periode, mungkin karena masalah operasi yang tidak diharapkan atau adanya ancaman.
4. Laporan khusus
Laporan ini sering disebut juga laporan ad-hoc adalah jenis laporan lain dari jenois laporan tidak terjadwal yang dapat diminta oleh manajer.
5. Laporan perkecualian
Yaitu laporan yang berisi hanya informasi yang dibutuhkan oleh manajer.
I.INTERFACE ANTARA MANAJER DAN MESIN.
= titik kontak dimana sistem komputer memberikan informasi kepada manajer atau dimana manajer memberikan data kepada sistem komputer.
Bentuk komunikasi antara manajer dan komputer :
1. Pengembangan program komputer
2. Dialog atau menyelami file
3. Mengakses data
4. Memasukkan input.
Langganan:
Postingan (Atom)
