sim pada klinik

Latar Belakang
Kesehatan adalah salah satu hal yang paling berharga dalam kehidupan.. Ketika sakit, tak jarang seseorang harus mengeluarkan uang dalam jumlah yang cukup besar. Pemerintah sendiri baru-baru ini mengeluarkan kebijakan Jamkesmas (Jaminan Kesehatan Masyarakat) sebagai bentuk upaya pembiayaan kesehatan. Kita berharap agar kebijakan ini dapat mewujudkan pelayanan kesehatanyang adil, berkualitas dan dapat diakses oleh masyarakat luas..
Berbicara mengenai efisiensi biaya pengobatan rasanya akan turut pula membicarakan tentang obat karena obat merupakan komponen penting dalam upaya pelayanan kesehatan bahkan penggunaan obat dapat mencapai 40 % dari seluruh komponen biaya pelayanan kesehatan.
Terdapat banyak faktor yang mempengaruhi harga obat sehingga sering kali pasien kesulitan untuk melakukan efisiensi dalam investasi kesehatannya. Pasien sulit memprediksi biayayang harus dikeluarkan untuk melakukan pengobatan yang pada akhirnya dapat membuat pasien enggan untuk mengakses layanan kesehatan karena kekhawatiran harus menanggung biaya yang besar.
Dalam hal pemilihan jenis obat, penggunaan obat generik memang bisa membantu efisiensi biaya kesehatan, namun sayangnya terkadang tidak semua obat generik tersedia di pasaran karena faktor rendahnya permintaandari dokter yang meresepkan.
Posisi Kimia Farma
PT Kimia Farma Apotek adalah sebuah organisasi besar, jaringan farmasi dengan 330 apotek yang tersebar di seluruh Indonesia, dan makin aktif bergerak—utamanya setelah berdiri dan dikelola tersendiri menjadi sebuah anak perusahaan Kimia Farma. Dengan potensiyang demikian besar, PT Kimia Farma Apotek berada pada posisi yang sangat strategis dalam pelayanan kesehatan bagi masyarakat luas.
Dalam perkembangannya, PT Kimia Farma Apotek telah menjelma menjadi sebuah organisasi pelayanan kesehatan terdepan di Indonesia—di luar rumah sakit—dengan penambahan fasilitas klinik pada sebagian besar unit operasinya. Organisasi pelayanan kesehatan merupakan suatu organisasi yang aktivitas pokoknya melakukan pelayanan kesehatan kepada masyarakat dengan salah satu tujuan yang ingin dicapai adalah memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu atau berkualitas. Salah satu prinsip organisasi adalah fleksibilitas, artinya organisasi senantiasa dinamis sesuai dengan dinamika yang ada dalam organisasi dan juga harus memperhatikan perubahan dari luar organisasi.
Sistem adalah gabungan dari elemen-elemen (sub sistem) didalam suatu proses atau struktur dan berfungsi sebagai satu kesatuan organisasi. Di dalam suatu sistem terdapat elemen-elemen atau bagian-bagian dimana di dalamnya juga membentuk suatu proses dalam suatu kesatuanyang disebut sebagai sub sistem (bagian dari sistem). Sistem terbentuk dari elemen atau bagian yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi. Apabila salah satu bagian atau sub sistem tidak berjalan dengan baik maka akan mempengaruhi bagian yang lain. Secara garis besar, elemen-elemen dalam sistem itu adalah sebagai berikut:
1. Masukan (Input) adalah sub-sub elemen yang diperlukan sebagai masukan untuk berfungsinya sistem.
2. Proses adalah suatu kegiatan yang berfungsi untuk mengubah masukan sehingga menghasilkan sesuatu (keluaran) yang direncanakan.
3.. Keluaran (output) ialah hal yang dihasilkan oleh proses.
4. Dampak (impact) adalah akibat yang dihasilkan oleh keluaran setelah beberapa waktu lamanya.
5. Umpan balik (feedback) ialah juga merupakan hasil dari proses yang sekaligus sebagai masukan untuk sistem tersebut.
6. Lingkungan (environment) ialah dunia di luar sistem yang mempengaruhi sistem tersebut.
Sistem pelayanan kesehatan mencakup pelayanan kedokteran (medical services) dan pelayanan kesehatan masyarakat (public health services). Secara umum pelayanan kesehatan masyarakat adalah merupakan sub sistem pelayanan kesehatanyang tujuan utamanya adalah pelayanan preventif (pencegahan) dan promotif (peningkatan kesehatan) dengan sasaran masyarakat. Meskipun demikian, tidak berarti bahwa pelayanan kesehatan masyarakat tidak melakukan pelayanan kuratif (pengobatan) dan rehabilitatif (pemulihan).
Pelayanan kesehatan masyarakat, baik yang diselenggarakan oleh pemerintah maupun swasta perlu memperhatikan beberapa ketentuan, antara lain :
1. Penanggung Jawab
Suatu sistem pelayanan kesehatan masyarakat harus ada penanggung jawab oleh pemerintah maupun oleh swasta. Namun demikian di Indonesia, pemerintah (dalam hal ini Departemen Kesehatan) merupakan penanggung jawab yang paling tinggi. Artinya pengawasan, standar pelayanan dan sebagainya bagi pelayanan kesehatan masyarakat baik pemerintah (puskesmas) maupun swasta (balkesmas) adalah dibawah koordinasi Departemen Kesehatan.
2. Standar Pelayanan.
Sistem pelayanan kesehatan masyarakat, baik pemerintah maupun swasta harus berdasarkan pada suatu standar tertentu. Di Indonesia, standar ini telah ditetapkan oleh Departemen Kesehatan dengan adanya buku Pedoman Puskesmas.
3. Hubungan Kerja.
Sistem pelayanan kesehatan masyarakat harus mempunyai pembagian kerja yang jelas antara bagian satu dengan yang lain. Artinya fasilitas kesehatan tersebut harus mempunyai struktur organisasi yang jelas dan menggambarkan hubungan kerja, baik horizontal maupun vertikal.
4. Pengorganisasian Potensi Masyarakat.
Ciri khas dari sistem pelayanan kesehatan masyarakat adalah keikutsertaan masyarakat atau pengorganisasian masyarakat. Upaya ini penting (terutama diIndonesia) karena adanya keterbatasan sumber-sumber daya dari penyelenggara pelayanan kesehatan masyarakat, perlu keikutsertaan masyarakat ini.
Sejak reformasi nasional pada 1998, terjadi perubahan yang sangat mendasar pada hampir seluruh organisasi di Indonesia. Demikian pula pada organisasi pelayanan kesehatan. Perubahan yang mendasar dalam sektor kesehatan adalah terjadinya perubahan paradigma pembangunan kesehatan menjadi ‘Paradigma Sehat’. Paradigma baru ini mendorong terjadinya perubahan konsepyang sangat mendasar dalam pembangunan kesehatan, antara lain:
1. Pembangunan kesehatan yang semula lebih menekankan pada upaya kuratif dan rehabilitatif, menjadi lebih fokus pada upaya preventif dan kuratif tanpa mengabaikan kuratif-rehabilitatif,
2. Pelaksanaan upaya kesehatan yang semula lebih bersifat terpilah-pilah (fragmented) berubah menjadi kegiatan yang terpadu (integrated),
3. Sumber pembiayaan kesehatan yang semula lebih banyak dari pemerintah, berubah menjadi pembiayaan kesehatan lebih banyak dari masyarakat,
4. Pergeseran pola pembayaran dalam pelayanan kesehatan yang semula fee for service menjadi pembayaran secara pra-upaya,
5. Pergeseran pemahaman tentang kesehatan dari pandangan konsumtif menjadi investasi,
6. Upaya kesehatan yang semula lebih banyak dilakukan oleh pemerintah, akan bergeser lebih banyak dilakukan oleh masyarakat sebagai mitra pemerintah (partnership),
7. Pembangunan kesehatan yang semula bersifat terpusat (centralized), menjadi otonomi daerah (decentralized),
8. Pergeseran proses perencanaan dari top down menjadi bottom up seiring berjalannya era desentralisasi.
PT Kimia Farma Apotek sebagai organisasi pelayanan kesehatan yang selalu ingin memberikan yang terbaik tentunya perlu mengantisipasi perubahan paradigma ini. Soedarmono Soejitno (2001) mengemukakan bahwa terdapat lima hal penting yang perlu diantisipasi dalam melakukan perubahan, yaitu :
1. Masa depan akan sangat berbeda dengan masa kini;
2. Perlu adanya visi yang dapat memberikan pedoman bagi segala upaya di masa depan;
3. Perlu perubahan tata nilai yang akan dianut oleh organisasi di masa depan;
4. Perlu strategi yang konkret untuk mewujudkan perubahan;
5. Perlu bentuk dan struktur baru organisasi di masa depan.
Permasalahannya adalah, dengan jaringan yang begitu besar dan cakupan operasi yang demikian luas, diperlukan suatu manajemen operasi yang kapabel dan terintegrasi dengan baik, agar tujuan pelayanan kesehatan bagi masyarakat dapat tercapai dengan optimal. Dengan penggunaan sistem yang cerdas dan terkoordinir, suatu jaringan yang luasakan dapat berjalan seiring sejalan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Sistem Manajemen Klinik
Di bidang kesehatan, Teknologi Informasi( TI) juga bisa sangat membantu. Untuk kebutuhan operasional klinik atau rumah sakit misalnya, banyak urusan dapat dilancarkan dengan kehadiran TI. Sayangnya, penerapan TI secara luas di Indonesia agak terkendala oleh minimnya SDM dan infrastruktur yang ada.
Apotek Kimia Farma yang mayoritas memiliki dokter praktek inhouse, dengan sendirinya memiliki database dokter spesialis dan umum, serta database pasien yang tersebar di seluruh Indonesia. Pada saat ini apotek dengan layanan kefarmasian dan dokter inhouse dengan praktek kedokterannya seolah berjalan sendiri-sendiri dan hanya bersinggungan pada saat terjadi transaksi resep oleh pasien. Hal ini menyebabkan beberapa kasus dokter keluar dan membuka apotek sendiri hingga apotek yang selalu menerima akibatnya, istilah etimologinya: habis manis sepah dibuang, disamping makin mahalnya biaya kesehatan yang harus ditanggung masyarakat.
Guna mengantisipasi kejadian seperti dicontohkan di atas dan mencapai hasil yang lebih optimal dalam hal management store di apotek, maka diperlukan sinergi yang kuat antara apotek dan jaringan praktek dokter yang beberapa saat ini dikelola oleh klinik Kimia Farma.
A. Manajemen Klinik Kimia Farma
Manajemen Klinik adalah sistem manajemen di tingkat mikro pelayanan, yang merupakan bagian terkecil dari Sistem Kesehatan Masyarakat, yaitu:
1. Klinik Kimia Farma.
Merupakan unit pelayanan kesehatan yang saat ini ada pada sebagian besar Apotek Kimia Farma. Di masa depan, bentuk klinik semacam ini tidaklah cukup, baik secara intern untuk mengembangkan diri maupun dalam bersinergi dengan apotek lain.
2. Jaringan Klinik Kimia Farma.
Adalah sebuah Sistem Manajemen Klinik yang mengoptimalkan semua dokter praktek spesialis dan siapapun pasien di Apotek Kimia Farma.
Lebih lanjut, Jaringan Klinik Kimia Farma adalah layanan pemeliharaan kesehatan paripurna yang diperoleh pasien/peserta setelah melakukan kontribusi prabayar. Tujuan utama pembentukan jaringan ini adalah:
a. mempermudah pasien/peserta untuk berobat ke dokter spesialis di apotek Kimia Farma manapun sesuai penyakitnya;
b. dokter-dokter spesialis yang berpraktek di seluruh apotek Kimia Farma terhubung dalam sebuah sistem informasi;
c. setiap dokter spesialis memiliki jaminan adanya jumlah pasien sebagai peserta.
Pertama-tama perlu didefinisikan maksud kepesertaan dalam jaringan ini. Kepesertaan di sini adalah:
1. dapat bersifat perseorangan, yakni masyarakat umum yang mendaftarkan diri sebagai member Apotek Kimia Farma;
2. dapat berupa kelompok, yakni karyawan dari suatu perusahaan/instansi
Untuk menjamin terciptanya jaringan klinik yang terintegrasi dan dapat berjalan dangan lancar, diperlukan elemen-elemen yang saling bersinergi satu sama lain. Elemen-elemen tersebut adalah:
1. Divisi IT sebagai pembangun dan penyedia sistem informasi yang mencakup:
a. Kartu kepesertaan (member card) dan medical report;
b. Sistem pelayanan dan controlling;
c. Quality Insurance;
d. Sistem informasi yang terintegrasi dengan apotek;
e. Sistem manajemen keuangan dan pembayaran..
2. Konsolidasi yang kuat dari sektor Apotek dan TD, yang akan merupakan cara efektif untuk memperkenalkan PRODUK SUBSTITUSI di Apotek, dan jika digabungkan dengan insentif dana dari sistem ini akan mengakibatkan pengaruh besar terhadap PRODUCT SELECTION dan PRICING
B. Keunggulan dan Kelemahan Sistem Informasi Klinik
Untuk menginisiasi jaringan klinik yang akan dibentuk, diperlukan suatu sistem informasi yang memuat dan mampu me-manage database yang ada dan digunakan oleh klinik tersebut secara terpadu dan up-to-date.
Kunci sukses implementasi sistem informasi klinik diantaranya adalah memahami kebutuhan staf klinik dan mengerti strategi pengembangan sehingga mampu menjembatani adopsi dan pemanfaatan suatu teknologi baru (Hobbs, 2000). Penerapan komputerisasi klinik mungkin mudah bagi dokter yang berusia lebih muda. Tetapi bagaimana dengan para dokter senior yang telah terbiasa dan nyaman dengan sistem berbasis kertas. Hal ini tentu memerlukan perhatian tersendiri.
Suatu contoh kasus, dengan harapan mengurangi kesalahan medis, menekan biaya, dan meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan, beberapa pusat pelayanan kesehatan di Amerika Serikat mulai mengimplementasikan suatu sistem rekam medis elektronik.
Pengalaman Cedars-Sinai Medical Center, Los Angeles, California (Shabot, 2004) memberikan 10 pelajaran penting:
1. Kecepatan adalah segalanya.
Tidak peduli indahnya desain, fitur, saran, atau sistem peringatan (alerts) yang ada dalam suatu sistem, yang lebih penting adalah kecepatan (waktu respon). Dengan alasan inilah, tak heran jika masih banyak sistem yang dikembangkan dengan DOS (berbasis teks).
2. Para dokter (lebih sering) mengabaikan sistem peringatan.
Padahal sistem peringatan dapat mengurangi medical error, tetapi karena kebutuhan akan kecepatan akses lebih diutamakan, maka sistem peringatan dalam sistem informasi (misalnya peringatan akan adanya interaksi obat) cenderung diabaikan oleh dokter. Padahal sistem peringatan ini masih digunakan oleh kalangan farmasi.
3. Memberikan informasi saat dibutuhkan.
Dengan didukung sistem peringatan, informasi benar-benar disampaikan sesuai kebutuhan pengguna berupa pengingat singkat (reminder) tapi tetap menyertakan tautan (link) untuk informasi yang lebih lengkap.
4. Sesuai dengan alur kerja pengguna.
Para pengembang sebaiknya menyadari, kadang komputerisasi juga memperlambat proses. Jadi, sesuaikan dengan proses dan alur kerja yang ada. Sistem berbasis web Cedars-Sinai menampilkan data pasien terbaru dengan tautan ke laporan konsultasi, hasil radiologi, dan analisis gas rutin. Informasi dapat dioptimalisasi untuk menghemat waktu akses.
5. Respek terhadap otonomi dokter.
Di tengah kesibukannya sehari-hari, para dokter dihadapkan pada suatu sistem informasi klinik yang baru, dan kadang bertentangan dengan otonomi praktiknya. Hal ini sering terjadi pada para dokter senior yang berusia lanjut. Otonomi ini berhubungan dengan adanya sistem peringatan komputer jika terjadi interaksi obat. Hal ini juga dianggap menghambat proses dan membuang waktu. Peresepan manual berbasis kertas dianggap lebih baik. Tetapi semuanya harus dilakukan demi kebaikan pasien dan dokter.
6. Pengawasan implementasi secara nyata dan respon dilakukan dengan segera.
Tantangan terberat adalah manajemen perubahan pada manusianya. Implementasi sistem informasi klinik yang baru membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit. Biaya implementasi/pelatihan kadang lebih mahal dari harga perangkat keras dan lunak itu sendiri. Implementasi sebaiknya dituntaskan pada suatu unit, sambil mencari masukan untuk membentuk sistem baru menjadi lebih baik.
7. Hati-hati dengan konsekuensi yang tidak diharapkan.
Prosedural dedikasi yang ditanamkan pada suatu sistem kadang terlalu detil sehingga dapat melelahkan (terutama) para perawat. Konsekuensi ini baiknya disesuaikan dengan prosedur manual yang ada dan dibicarakan dengan tim dokter.
8. Waspada akan kekurangan proses jangka panjang yang belum teratasi.
Tidak semuanya dapat tergantikan oeh sistem. Saat proses registrasi memerlukan waktu tertentu sementara pasien harus segera diambil tindakan (masalah proses), dokter akan memesan perlengkapan medikasi dengan menggunakan nama sementara, tentu saja dengan tulisan tangan. Proses ini tidak tergantikan oleh komputer.
9. Jangan mengacaukan magic nursing glue.
Sebelum terkomputerisasi, para perawat sering membantu tugas dokter dengan melengkapi status pasien yang belum lengkap, sehingga memudahkan pasien untuk pindah tahap perawatan selanjutnya. Dengan komputerisasi, proses ini menjadi terlalu detil dan spesifik. Sistem informasi klinik dapat mengganggu peran perawat.
10. Kecepatan adalah segalanya.
Kembali, kecepatan adalah segalanya bagi pengguna klinik di tengah kesibukan masing-masing.
Manfaat Sistem Manajemen Klinik
Lepas dari segala kendala dan konsekuensi yang akan ditimbulkan, sistem manajemen klinik dapat memberikan manfaat kepada masyarakat secara umum:
1. Masyarakat terpenuhi kebutuhan kesehatannya dengan biaya ringan;
2.. Perusahaan memiliki karyawan yang terjamin kesehatannya dengan biaya efisien;
3. Dokter spesialis dan apotek dapat mengembangkan mutu dan memperoleh jasa lebih besar dengan makin terpeliharanya kesehatan konsumen;
4. Pemerintah memperoleh masyarakat sehat dengan biaya dari masyarakat sendiri hingga dapat memberi subsidi lebih untuk masyarakat miskin.